Första offentliga verksamheten att vinna Svenska LEAN-priset

På onsdagen presenterades avdelningen för Individ- och familjeomsorg i stadsdelen Södra innerstaden i Malmö som vinnare av Svenska Lean-priset 2012. Det är första gången en offentlig verksamhet vinner det prestigefyllda priset.
— Jag är mycket stolt över våra medarbetare, säger stadsdelschef Anders Malmquist, vår förvaltning har de senaste åren arbetat konsekvent med att utveckla strategier för ett ännu bättre Södra innerstaden, och nu hoppas vi kunna sprida våra erfarenheter till övriga delar av den kommunala verksamheten.

Ett gediget arbete har gett resultat. På Lean forums konferens i Södertälje presenterades i dag Malmö stads Individ- och familjeomsorg i Södra innerstaden som vinnare av 2012 års Svenska Lean-pris.
— Det är enormt roligt att vi nu betraktas som föregångare inom offentlig sektor, och att vårt fokuserade arbete för att bättre möta våra kunders behov uppmärksammats, säger avdelningschef Cecilia Svensson.

Med Lean-arbetet har IoF skapat visionen Kunden i fokus.
— Vi har byggt ett kvalitetsledningssystem som svarar an på Socialstyrelsens krav på kvalitet, och vi har en masterplan som omfattar fyra års utvecklingsarbete med att gå ifrån organisationsfokus mot kundfokus, säger Cecilia Svensson.

Mätbara förändringar

Lean är ett sätt att arbeta med organisationsutveckling med mål att maximera värde, minimera slöseri och skapa en kundfokuserad verksamhet. Individ- och familjeomsorgen i Malmös Södra innerstaden påbörjade sitt Lean-arbete för fyra år sedan med en omfattande omvärldsanalys och planeringsfas.
— Det finns en diskrepans mellan efterfrågan och resurser inom socialtjänsten, Lean handlar mycket om att styra resurserna dit de behövs, säger Cecilia Svensson.

Man såg bland annat behovet av att förbättra processer och uppföljning av resultat, så en tidig åtgärd blev att jaga tidslöserier som till exempel dubbelarbete och väntan. Nu mäter man bland annat handläggningstider och tillgänglighet — från att klienten tar kontakt till att han eller hon får hjälp.
— Och vi gör regelbundna kundundersökningar, sedan bearbetas och lagras informationen i en databas så att vi kan överskåda förändringarna på ett tydligt sätt.

Förkortade handläggningstider

— Ett gott exempel på att vi ökat tillgängligheten ser vi i en av våra insatser för familjer som själva ber om hjälp. Där visar mätningarna att vi minskat väntetiden från i snitt nitton dagar till tio.
Ett annat exempel på goda resultat är att handläggningstiderna för barnavårdsutredningar förkortats märkbart.
— Vi har minskat tiden från runt hundrafyrtio dagar till hundrafem. Det är ett fantastiskt resultat en bit under de hundratjugo dagar som lagstiftaren kräver att man ska klara det på, och det är ett viktigt resultat eftersom utredningen gäller behovet av skydd och stöd till barn och unga.

Glada vinnare av Svenska Lean-priset 2012.

Hjältar bland medarbetarna

En stor utmaning för IoF i Södra innerstaden är nu att utveckla sitt effektstyrningssystem för att säkerställa att rätt insats går till rätt person, i rätt tid.
— Vad jag vet finns det inga andra effektstyrningssystem inom socialtjänsten, säger Cecilia Svensson.
Hon vill också passa på att uppmärksamma IoF-medarbetarna.
— I nomineringen nämns ett engagerat ledningsarbete som framgångsfaktor, men det finns många vardagshjältar ibland medarbetarna som gjort detta möjligt.

IoF i Malmö stad delar årets vinst av Lean-priset med DeLaval som tillverkar produkter och system för mjölkproducenter.

För mer info kontakta:

Cecilia Svensson, avdelningschef
Telefon: 040—346 440
E-post: cecilia.k.svensson@malmo.se

Maria Staf, utvecklingssamordnare
Mobil: 0734-36 85 28
E-post: maria.staf@malmo.se