$left
$middle

Ta del av allmänna handlingar

Du har rätt att ta del av kommunens allmänna handlingar med undantag för de uppgifter i handlingarna som omfattas av sekretess. Du behöver inte uppge ditt namn eller varför du är intresserad av informationen. Om du nekas att ta del av en handling, till exempel på grund av sekretess, har du rätt att få ett skriftligt beslut av den nämnd som nekat dig handlingen.

Begär ut en handling

Du har alltid rätt att ta del av en allmän handling på plats och du kan även få papperskopior av handlingarna. Vissa handlingar finns i elektronisk form och kan vanligtvis skickas via e-post. Kommunen har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.

Kontakta Malmö stads nämnder

Vilka allmänna handlingar som finns i kommunen framgår av de olika nämndernas diarier. Du har rätt att få en lista från diariet på vilka handlingar som kommit in eller skickats ut under en viss dag. Om du vet vilken handling du vill ta del av kan du efterfråga den genom att beskriva den så utförligt som möjligt. Vänd dig i första hand till den nämnd som du tror förvarar handlingen.

Tänk på att

  • beskriva så noga som möjligt vad det är för handling du vill ta del av
  • du i samband med din förfrågan har rätt att vara anonym, men Malmö stad har rätt att fråga vem du är eller vad handlingen ska användas till om uppgifterna behövs för att göra en sekretessprövning.

Avgifter

Kommunen har rätt att ta ut en avgift för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar i Malmö stad.

Information om kostnad per sida för utskrift eller elektronisk kopia av allmänna handlingar.

Utskrift/elektronisk kopia

Avgift

1–9 sidor

Gratis

10 sidor

50 kronor

Från och med sida 11

2 kronor per sida (5 kronor per sida för färgutskrift)

Avgifter för elektronisk kopia gäller inskanning av sidor.

Vill du ha utskivna handlingar som skickas via post tillkommer portokostnad om du beställer ut 10 sidor eller fler.

Information om kostnad för utlämning av avskrifter, bestyrkta avskrifter och bestyrkta kopior.

Avskrift

Avgift

Avskrift av allmän handling

125 kronor per påbörjad fjärdedels
arbetstimme

Utskrift av ljudupptagning

125 kronor per påbörjad fjärdedels
arbetstimme

Bestyrkt avskrift

125 kronor per påbörjad fjärdedels
arbetstimme

Bestyrkt kopia

2 kronor per kopia, dock lägst 50 kronor

Vill du begära ut andra allmänna handlingar som till exempel filmer, bilder eller kopior av ljudupptagningar tillkommer andra avgifter. Detsamma gäller om du vill begära ut exempelvis papperskopior i andra format än A4.

Alla avgifter regleras i avgiftsförordningen som är fastställd av kommunfullmäktige.

Vilka handlingar är allmänna?

En handling är allmän om den antingen är inkommen till kommunen eller upprättad hos kommunen.

Om handlingen är inkommen betyder det att någon skickat in handlingen till kommunen, till exempel i form av ett brev eller ett e-postmeddelande.

En upprättad handling betyder att kommunen själv har skrivit eller skapat handlingen. Typiska exempel på upprättade handlingar är nämndernas protokoll och sammanträdeshandlingar.

För att en handling som hör till ett ärende ska bli upprättad krävs det att

  • ärendet som handlingen hör till har avslutats.
  • handlingen har skickats till en utomstående person (gäller även om ärendet inte avslutats).

För att en handling som inte hör till ett ärende ska bli upprättad krävs det att

  • handlingen är färdigställd. En färdigställd handling är en handling som kommunen inte ska arbeta vidare med, som arkiverats eller som har skickats till en utomstående person.

Sekretess i allmänna handlingar

I allmänna handlingar finns det ibland uppgifter som omfattas av sekretess. Vilka uppgifter som omfattas av sekretess framgår av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Om uppgifter i en handling är sekretessbelagda får de inte lämnas ut. Det är därför möjligt att du får ut en handling där delar av innehållet är överstruket. Om delar av innehållet är överstruket ska det alltid anges vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som ger stöd för vår bedömning.

För att kunna bedöma om uppgifterna bör omfattas av sekretess och huruvida de får lämnas ut eller inte så har kommunen rätt att fråga vem det är som vill ha uppgifterna och vad uppgifterna ska användas till. Vem som begär ut en handling eller i vilket syfte får dock inte efterfrågas om det står klart att det inte finns några uppgifter i handlingen som kan omfattas av sekretess.

Varför dröjer det ibland?

Hanteringen av en begäran om utlämning av en allmän handling ska ske skyndsamt och påbörjas alltid samma dag som begäran kommer in.
Ibland kan det däremot ta längre tid än så att få besked. Det kan handla om att det är många handlingar som begärts ut eller att innehållet i handlingarna innebär en svår sekretessprövning som tar tid. Vi arbetar alltid så fort vi kan och ger besked om utlämningen dröjer.

Om du nekas att ta del av en allmän handling

Om du nekas att ta del av en allmän handling eller om uppgifter inte lämnas ut på grund av att de omfattas av sekretess har du rätt att få ett skriftligt beslut av den nämnd som har nekat dig handlingen eller uppgifterna. Nämndens beslut kan du sedan överklaga till Kammarrätten. En anvisning om hur du ska gå tillväga för att överklaga står med i beslutet från nämnden.

För att malmöborna ska bli mer delaktiga i den demokratiska processen och kunna ta del av de beslut som fattas så publicerar Malmö stad upp dessa beslut på webbplatsen Medborgarportalen.

För att följa de krav som finns för tillgänglighet på webben som finns har Malmö stad plockat bort äldre dokument från Medborgarportalen som inte uppfyller kraven på digital tillgänglighet.

Det betyder dock inte att dokumenten inte finns kvar längre så vill du ta del av något beslut så kontakta den nämnd som ansvarar för ärendet.

Kontakta oss

Malmö stads kontaktcenter

Telefon:
040-34 10 00
Telefontider:
Vardagar 08.00–17.00
sv