Registrerade föreningar och organisationer måste uppfylla visa villkor och grundläggande krav. Det gäller bland annat villkor för medlemmar, bidrag och registrering och krav på att skicka in handlingar varje år.

Villkor för medlemmar

När er förening ansöker om registrering och bidrag uppger ni information om era medlemmar. För att räknas som medlem i fritidsförvaltningens bedömningar behöver personen uppfylla vissa kriterier.

Föreningen ska rapportera deltagartillfällen för sina medlemmar

För att vara registrerad och beviljas bidrag ska föreningar registrerade på nivå 2 och 3 kunna styrka sina bidragsberättigade medlemmars aktivering (minst två gånger per verksamhetsår) genom att lägga in närvaro i ApN.

Aktiviteterna har inget krav på att vara godkända för aktivitetsbidrag men ska innehålla följande:

Krav på att skicka in handlingar

Alla registrerade föreningar och organisationer ska varje år skicka in en föreningsrapport respektive organisationsrapport genom e-tjänsten ApN och ett justerat årsmötesprotokoll via post eller till forening@malmo.se. Om dokumenten inte skickas in blir föreningen/organisationen spärrade för bidrag och bokning tills rapport och protokoll har skickats in. En förening/organisation kan vara spärrad upp till 1 år, sedan blir den avregistrerad. För att bli registrerad igen görs en ny ansökan om att registrera förening respektive organisation.

Föreningsrapport

Alla föreningar som har kalenderår som räkenskapsår skickar in föreningsrapport senast den 1 mars. Alla föreningar som har brutet räkenskapsår skickar in föreningsrapport senast den 1 september. Föreningsrapporten kan skickas in en månad innan sista rapporteringsdagen.

Organisationsrapport

Alla organisationer som har kalenderår som räkenskapsår skickar in organisationsrapport senast den 1 mars. Alla organisationer som har brutet räkenskapsår skickar in organisationsrapport senast den 1 september. Organisationsrapporten kan skickas in en månad innan sista rapporteringsdagen.

Årsmötesprotokoll

Alla föreningar skickar in ett justerat årsmötesprotokoll senast 30 dagar efter er förenings årsmöte. I protokollet ska det framgå att:

Viktiga datum

Föreningar ska hålla koll på när ni behöver rapportera, redovisa och skicka in handlingar via ApN.

Villkor för registrering

Under avsnittet ”Villkor för registrering för alla nivåer” finns grundläggande villkor som föreningen ska uppfylla för att registreras på fritidsförvaltningen:

• villkor som föreningen ska uppfylla
• villkor för registrerade medlemmar.

Övriga krav för föreningen

Anställd i förening

En förtroendevald i föreningens styrelse kan inte vara anställd i föreningen. Detta för att säkerställa att föreningen fungerar enligt demokratiska principer. Med anställd menar förvaltningen en månatlig ersättning under en längre period eller huvudsaklig inkomst. Då ska den personen inte sitta i styrelsen (men kan adjungeras i styrelsen).

Jobba för en jämlik verksamhet

Föreningar, deras företrädare och medlemmar ska respektera alla människors lika värde och enskildas grundläggande fri- och rättigheter. I praktiken betyder detta att:

Registrerade föreningar ska inom föreningen arbeta för:

• antidiskriminering
• social inkludering
• jämställdhet.

Föreningen ska skapa möjligheter till delaktighet och deltagande i verksamheten oberoende av:

• kön
• könsöverskridande identitet eller uttryck
• etnisk tillhörighet
• religion eller annan trosuppfattning
• funktionsnedsättning
• sexuell läggning
• ålder.

Eventuella begränsningar måste vara välgrundade och inskrivna i föreningens stadgar.

Föreningen/organisation ansvarar för sina företrädares och enskilda medlemmars agerande samt även för inbjudna föreläsare. Föreningen ska ta avstånd från våldsbejakande uttryck och åsikter. Detta gäller särskilt företrädare som styrelsemedlemmar, anställda eller volontärer. Företrädare som i verksamhetens namn uttrycker åsikter som går emot ovan punkter ska omgående uppmanas att lämna sitt uppdrag. Verksamheten ska inte heller samverka med, eller anlita organisationer eller personer som uttrycker åsikter som går emot ovan punkter.

Bidrag och annat typ av stöd ska därmed inte ges till föreningar som kränker den enskildes grundläggande fri- och rättigheter, diskriminerar eller bryter mot principen om allas lika värde.

Följa Barnkonventionen

De första 42 artiklarna av FN:s konvention om barnets rättigheter är svensk lag fr.o.m. den 1 januari 2020. Detta betyder att alla föreningar vars verksamhet riktar sig direkt eller indirekt till barn ska följa barnkonventionen med särskilt fokus på de fyra grundläggande principerna:

Artikel 2:

Alla barn har samma rättigheter och lika värde. Ingen får diskrimineras.

Artikel 3:

Barnets bästa ska beaktas vid alla beslut som rör barn.

Artikel 6:

Alla barn har rätt till liv och utveckling.

Artikel 12:

Alla barn har rätt att uttrycka sin mening och få den respekterad.

Barn och unga ska behandlas lika oavsett könstillhörighet, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning eller sexuell läggning och ålder.

Föreningen ska uppmuntra och skapa förutsättningar till barn och ungas delaktighet och ge möjlighet att påverka och utforma verksamheten.

Det är inte tillåtet att utesluta barn på grund av en eller flera diskrimineringsgrunder eller för att prioritera elitverksamhet. Uppenbar uteslutning av barn kan leda till att föreningen inte längre kan få bidrag eller behöver betala tillbaka bidrag som föreningen redan fått.

Alla barn har rätt till en meningsfull fritid anpassad till deras ålder och mognad (artikel 31).

Registerutdrag för ledare

Krav på förening att ha rutin för att kontrollera begränsat registerutdrag för ledare som har direkt och regelbunden kontakt med barn. Rutinen innebär att föreningen ska kontrollera utdraget och dokumentera att kontrollen har genomförts. Föreningen ska absolut inte samla, lagra eller arkivera några uppgifter från begränsat registerutdrag.

Skicka in handlingar vid begäran

Registrerad förening är skyldig att på begäran, inom utsatt tid, skicka in yttrande, förklaringar och övriga upplysningar som är av betydelse för registrering, bidragsgivning samt tidstilldelning ur ett jämställdhetsperspektiv.

Betala skulder

Föreningar som har skulder till Malmö stad, Skatteverket eller Kronofogden kan spärras för bidrag till dess att skulden är betald. Skulden kan även dras från bidragsbeloppet och föreningens hyrda eller bokade lokaler antingen sägas upp eller avbokas.

Ta avstånd från alkohol och droger i verksamheten

De föreningar som får bidrag ska ha en verksamhet som aktivt präglas av ett alkohol- och drogfritt förhållningssätt.

Religiös verksamhet

Registrerad förening som har en religiös inriktning och där majoriteten av föreningens aktiviteter är religiösa kan registreras som registrerad förening i Malmö stad men kan inte vara bidragsberättigad förening och beviljas bidrag av fritidsnämnden. Religiösa föreningar kan ta del av fritidsnämndens utbildningar och hyra anläggningar enligt prisgrupp 1 om aktiviteten ej är religiös. Förening som kan komma att påverkas av och i dagsläget beviljas lönebidrag kommer ges dispens för detta under 2020.

Samtyckesblankett vid känsliga uppgifter

Dataskyddsförordningen GDPR medför att förening som vill söka aktivitetsbidrag eller närvaroregistrera grundbidrag för medlem med känsliga uppgifter om hälsa (funktionsnedsättning) ska informera berörd medlem om att denna ska lämna in en samtyckesblankett till fritidsförvaltningen. Blanketten ska vara underskriven av den berörda medlemmen. Blanketten finns på: bit.ly/gdprblankett