Upphandlingsguide för leverantörer

Som huvudregel annonseras kommunens upphandlingar på Opic. Upphandlingsförfaranden som är undantagna är förhandlat förfarande utan annonsering och direktupphandling. De upphandlingar som överstiger tröskelvärdena annonseras även automatiskt i den europeiska databasen Tenders Electronic Daily (TED).

När du hittat en upphandling i Opic som passar ert företag och som du vill medverka i registrerar du ditt företag och laddar ner förfrågningsunderlag kostnadsfritt direkt i annonsen. I underlaget framgår vilka krav Malmö stad ställer för just den upphandlingen och hur anbud lämnas.

Tveka inte över att ta kontakt med Malmös stads upphandlingsenheter för att få mer information om våra ramavtal och hur vi arbetar med offentlig upphandling.

Börja med att granska förfrågningsunderlaget för att urskilja vad som krävs för kvalificering som leverantör och vilka krav som ställs på leverantör och vara/tjänst/entreprenad. Fyll därefter i svarsbilaga, anbudsformulär eller elektroniskt underlag enligt anvisningar i förfrågningsunderlaget.

Eftersom det finns mycket begränsade möjligheter till anbudskomplettering är det av vikt att anbudet är komplett och korrekt redan vid inlämnandet. Besvara alla frågor i förfrågningsunderlaget så att det framgår att krav uppfylls.

Malmö stad arbetar i huvudregel endast med elektronisk anbudsgivning genom upphandlingsverktyget Tendsign. För support eller information om systemet – kontakta Tendsigns kundtjänst på telefon 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@visma.com.

Har du frågor, synpunkter eller funderingar om förfrågningsunderlaget – vänd dig till handläggaren i annonsen för den aktuella upphandlingen.

För Malmö stads ramavtalsleverantörer i Malmö stad är det ett långsiktigt åtagande att ha staden som kund under cirka två till fyra år. Under avtalstiden arbetar kommunen med uppföljning och kommunikation tillsammans med ramavtalsleverantörerna. Kommunen bjuder in leverantörerna till uppföljningsmöten och söker förbättringar.

Några av de områden som kan bli aktuella att arbeta mer ingående med under avtalstiden:

• Leverans – förbättringar, uppföljning och miljöhänsyn.
• Beställning – vilka beställer, vad beställs och tillämpas e-handel?
• Sortiment – utökning, fler märkningar av etiskt eller miljömärkta produkter etcetera.
• E-handel – utöka tillgänglighet med benämningar, bilder och produktbeskrivningar.
• Fakturering – samlingsfakturor, elektronisk fakturering etcetera.
• Kommunikation – kvalitetssäkra och utveckla genom dialog med beställarna.
• Återkoppling – uppföljningsmöten, insamling av statistik etcetera.
• Uppföljning – uppfyller leverantören de krav som ställts i upphandlingen?