Strategi och utvecklingsprinciper

Arbetet med webbfamiljen malmo.se leds av kommunikationsavdelningen på stadskontoret. Men det utförs av hela staden tillsammans, utifrån de behov, önskemål och idéer som framkommer och uppstår hos både våra besökare och inom vår egen organisation.

När vi utvecklar malmo.se gör vi det i enlighet med en strategi och utifrån vissa grundläggande principer. På denna sida får du en introduktion till hur vi i Malmö stad tillsammans skapar webbfamiljen malmo.se.

Den här sidan är inte en lathund för hur man arbetar i vårt webbpubliceringsverktyg SiteVision. Istället är den fokuserad på att förklara hur vi arbetar med att utveckla malmo.se och hur SiteVision fungerar för oss i Malmö stad och vilka olika grundprinciper som är bra att känna till.

Vill du ha en generell introduktion till SiteVision som CMS kan du titta in på SiteVisions egen onlinemanual (där hittar du också manualer för alla grundläggande funktioner i SiteVision, som hur man lägger till och använder exempelvis text- och bildmobulder).

Strategin "webbfamiljen malmo.se"

Formen för hur vi jobbar med externwebb och malmo.se idag härstammar från 2017. Då bestämde vi oss för att vi skulle sätta på plats det vi kallade "webbfamiljen malmo.se". Vi valde helt medvetet att inte skriva något tjockt, komplicerat dokument utan nöjde oss med sätta vissa grundläggande ramar för vårt arbete.

Syfte: Högre kvalitet på våra webbplatser och i vårt webbarbete

Det var inte svårare än så. Vi behövde helt enkelt få lite ordning på vårt externwebbstorp. Både vad gällde malmo.se - men också allt det som inte fanns på malmo.se, men som ändå var en del av vad Malmö stad gjorde på webben. Vi hade också stora och återkommande behov av ordning och reda internt i våra arbetsprocesser och i vår ansvarsfördelning.

Mål: Rätt sak på rätt plats på rätt sätt

En del av arbetet handlade om att slå fast att det inte fanns något självändamål i att allting vi gör på webben ser likadant ut eller att det måste följa exakt samma mönster alltid. Däremot var det väldigt viktigt att inse att allt vi gör på webben är delar av samma helhet.

En återkommande del av detta är hur saker och ting ser ut. Och det är väldigt naturligt att allting vi gör på webben inte ska se likadant ut, precis som det är naturligt att olika delar heter olika saker och har olika strukturer och håller olika typer av innehåll. Men det är fortfarande så att det vi gör på webben är en del av Malmö stad och det behöver vara tydligt för både oss själva och för våra besökare vad vi erbjuder på webben och inte, vilket innebär att vissa grundläggande krav finns vad gäller att exempelvis tydliggöra oss som avsändare.

Övergripande inriktning: vi ska ha en webbfamilj

  • Alla behov våra användare och vi själva har kan inte hanteras inom en och samma webbplats på ett och samma sätt
  • Olika behov behöver uppfyllas med hjälp av olika sorters struktur och presentation
  • Finns inget bestämt antal sajter som är optimalt – storleken på webbfamiljen är föränderlig över tid utifrån omvärldens och våra egna behov

Gemensamt ramverk för alla Malmö stads webbplatser

  • Vi bidrar till att stärka Malmö stads varumärke
  • Vi samlar våra webbplatser under vår huvuddomän malmo.se
  • Vi använder oss av tydliga gemensamma nämnare för att skapa trygghet och igenkänning
  • Vi bygger på en gemensam webbplattform (just nu SiteVision)

Webbfamiljen malmo.se i tre punkter

  • Malmö stad blir tydligare på webben: renodling & exklusivitet
  • Vi ger våra besökare en bättre och jämnare upplevelse: rätt sak på rätt plats på rätt sätt
  • Vi blir mer effektiva i vårt webbarbete: tydligare ansvarsfördelning & bättre hushållning med våra resurser

Strategin och inriktningen på vårt arbete över tid

Sedan strategin blev färdig att göra verklighet av, 2017, har det pågått ett intensivt utvecklingsarbete. Stora, stadsgemensamma sajter har satts på plats i stora projekt och mängder av mindre sajter har gjorts helt från grunden eller stöpts om och flyttats in i plattformen malmo.se.

Grunderna i strategin lever kvar och efterföljs så ofta och så mycket som möjligt. Den är dock inte huggen i sten och saker kan komma att förändras utan att vi för den sakens skulle behöver göra en ny strategi. Om större ändringar skulle genomföras kommer det att bli synligt på denna sida samt kommuniceras i nätverken för förvaltningsredaktörer och kommunikationschefer.

Hur vi arbetar med utvecklingen av malmo.se

Vi har vissa utgångspunkter i arbetet med att skapa plattformen malmo.se:

  1. Webbfamiljen malmo.se är levande
    Det är inte så att vi lagt på plats en strategi eller ett antal sajter någon gång och sen är det så det är. Nej, vi är alltid öppna för att förändra om vi lär oss nya saker, ser nya behov eller hittar nya möjligheter. Alla sajter vi har kan ändras eller försvinna och nya kan komma till - och vi är uppmärksamma på hur en förändring i ett hörn av familjen kan påverka många andra delar och jobbar aktivt med alltsammans som en helhet.
  2. Vi samarbetar och uppmuntrar återkoppling internt
    Alla utvecklingsprojekt eller -insatser vi gör blir bäst om vi gör det tillsammans. Vi som jobbar centralt med malmo.se behöver input från alla er andra - och tvärtom. Både i utvecklings- och förvaltningsarbetet är vi öppna, transparenta och välkomnar synpunkter och idéer från alla som vill bidra. För sajter och sidor som är lanserade uppskattar vi återkoppling både från kollegor och från omvärlden genom kollegor (som exempelvis vännerna på Kontaktcenter).
  3. Agil utveckling på riktigt
    Det är ett modeord inom digitaliserings- och IT-arbete, "agilt". Men i vårt fall är det verkligen sant. Vi arbetar i nära kontakt med alla som berörs av en insats (verksamheten, webbredaktörer, konsulter m fl) och vi tar små steg där vi hela tiden testar, skruvar på och putsar för att hitta fram till den bästa möjliga lösningen utifrån våra inledande behov och önskemål. Vi är aldrig riktigt färdiga med något och är alltid öppna för att förändra eller göra omtag om det behövs.
  4. Hypoteser, upptäckarlust och uppföljning
    Vi är nyfikna och modiga i vårt arbete med malmo.se. Vi vågar prova nya saker och vi vågar chansa eller testa saker om det behövs. Framförallt är vi alltid noga med att följa upp det vi gör på olika sätt och tar till oss de lärdomar vi kan dra. Vi vågar också stå för ibland obekväma sanningar eller analyser om den data och det material vi har visar att saker inte fungerar eller att vi måste tänka om.

Vi strävar alltid efter återanvändbara lösningar

Vad vi än utvecklar i plattformen malmo.se, strävar vi efter att det ska vara möjligt att återanvända det igen och igen om vi skulle behöva. Det är förstås en fråga om att göra saker och ting så kostnadseffektivt som möjligt.

Dessutom är de behov och önskemål som finns hos både våra besökare och oss själva sällan så särskilda eller speciella som vi ofta tror eller känner. Tvärtom är det väldigt mycket som går igen kring vad som behövs, både vad gäller innehåll, teknik och presentation.

Att vi hela tiden försöker göra återanvändbara - generiska - lösningar kan ibland innebära att utvecklingen av en funktion tar lite längre tid än den annars gjort, men samtidigt är det viktigt för oss att vi hela tiden skapar en plattform som blir bättre och bättre för oss alla att arbeta med.

Hur vi använder SiteVision i Malmö stad

Det enklaste sättet att förklara hur vi tänker på vår utveckling av plattformen malmo.se och våra externa webbplatser är denna:

Vi betraktar malmo.se som en låda lego, där vi sätter samman bitarna som behövs utifrån varje enskilt projekt eller sajt.

Publiceringsverktyget har vissa egenskaper och är uppbyggt på vissa sätt och det måste vi förhålla oss till. Det innebär att saker ibland inte är precis som vi själva hade valt att göra det, men att hantera, förvalta och utveckla sitt system i linje med de ramar systemleverantören satt är helt nödvändigt för att vårt arbete ska vara effektivt och hållbart.

Lite förenklat kan man säga att det är fem olika lager som styr det vi ser på våra webbsidor, både som redaktörer och besökare:

  • Hur systemet SiteVision är uppbyggt. Vissa saker med hur systemet är uppbyggt måste vi bara förhålla oss till. Det viktiga när vi utvecklar saker är att göra det så mycket i linje med de grundläggande principerna systemet är byggt på som möligt.
  • Hur våra mallar är uppbyggda och utvecklade. Nästan allt vi gör på malmo.se i SiteVision är baserat på det som kallas för mallar. En mall ligger till grund för en viss typ av sidor (som en vanlig innehållssida eller en nyhetsartikel) och är en stor del av det vi jobbar med tillsammans med våra webbkonsulter när vi utvecklar malmo.se.
  • Hur vi hanterar vår metadata eller de inställningar som är kopplade till mallar och sidor. Kopplat till våra mallar finns ofta en uppsättning inställningar - ofta hanterat i SiteVision som det som kallas metadata. Inställningar och metadata är ofta bra att använda när det är någon form av inställning som ska göras av redaktören (ska något visas eller inte, ska det ha färgen X eller färgen Y, ska det vara bara på en sida eller på många sidor etc).
  • Vilka moduler (eller appar, som det blir vanligare och vanliga att de kallas) vi utvecklar och använder. Väldigt ofta består en webbsida i SiteVision av flera olika delar. Dels hämtas vissa saker direkt från den mall som sidan utgår ifrån, dels görs vissa inställningar och dels lägger vi ut moduler eller appar på sidan. En modul kan vara en exempelvis en del av en sida med en bild, lite text och en länk som ska se ut på ett särskilt sätt varje gång man använder den - men fortfarande möjligöra flexibilitet för redaktören att välja bilder, texter och vart länkar ska peka.
  • Det innehåll vi lägger på våra sidor. Till sist handlar väldigt mycket om det som blir våra webbsidor om vad vi som redaktörer verkligen lägger på våra sidor. Vilka rubriker vi skriver, hur vi uttrycker oss i våra texter och vilken balans vi skapar mellan de olika sorternas innehåll på en sida (text, bild, video, formulär etc).

Beroende på vilken del av malmo.se man arbetar och med vilken typ av sajt och med vilka typer av mallar, kommer hanteringen att kunna se väldigt olika ut. Den enklaste och "renaste formen" av redaktionellt arbete på malmo.se sker ofta på den vanligaste mallen, "Innehållssida" medan det finns vissa delar av malmo.se där nästan ingenting hanteras av redaktören som innehåll på sidan (som exempelvis vår tjänst för "Hitta och jämför").

Produkten SiteVision

I Malmö stad använder vi ett publiceringsverktyg, eller CMS (Content Management System), som heter SiteVision. SiteVision är ett av Sveriges mest populära CMS, inte minst i offentlig sektor, och är generellt populärt för att vara användarvänligt för redaktörer och relativt flexibelt utan att kräva alltför stora utvecklingsinsatser hos konsulter.

SiteVision är en svensk produkt som utvecklas av SiteVision AB, som har sitt huvudkontor i Örebro.

Vi har möjlighet att förlänga vårt avtal med SiteVision till 2024 och här och nu finns inga planer på att byta publiceringssystem innan dess.