Om inriktning på studiebesök En effektiv och serviceinriktad förvaltning

Inriktning på studiebesöket

Här kan du läsa mer om de olika insatsområdena i Malmö stads e-förvaltningssatsning. Varje insatsområde kan fungera som en inriktning vid ett studiebesök.

E-tjänster

Vi vill att Malmö stads tjänster ska vara enkla att nå för medborgare, företagare och besökare. För det krävs det en öppen och tillgänglig ingång till Malmö stads service. Här spelar utvecklingen av fler e-tjänster en viktig roll. Malmö stad erbjuder redan idag ett flertal e-tjänster, såsom låntagarservice på biblioteken, anmälan till förskolan, ansökan om boendeparkering och digital ansökan till gymnasie- och kulturskolan m.fl. Utvecklingen av fler e-tjänster fortsätter under 2011. Bland annat kommer olika typer av ansökningar och formulär i större utsträckning kunna skickas in helt digitalt.  

Kontaktcenter

Hur kan vi ge snabbare information, vägledning och svar på medborgarnas frågor? Hur skapar vi en enkel väg in till Malmö stads service? Och hur kan hanteringen av ärenden bli mer samordnad?

Inom e-förvaltning i Malmö stad finns planer på ett gemensamt kontaktcenter för hela kommunen. Malmö Kontaktcenter ska vara en enkel väg in till all Malmö stads service och tjänster, oavsett val av kanal. Där ska Malmöbor, företagare, besökare och medarbetare erbjudas vägledning och hjälp att lösa sina ärenden, med så få kontaktytor som möjligt. Ett kontaktcenter för också med sig positiva effekter internt i organisationen, såsom förbättrad samordning av Malmö stads verksamheter.
 
Malmö Kontaktcenter är en fortsatt utveckling av Gatukontorets och Serviceförvaltningens Kundcenter, och Näringslivskontorets Front-Desk projekt.

Dokument- och ärendehantering

Dokument- och ärendehanteringsflödet kan ses som ryggraden i en e-förvaltning. Flera områden inom Malmö stads e-förvaltningssatsning är beroende av en effektiv och samordnad ärendehantering. Idag klarar inte vår dokument- och ärendehantering att möta de behov som förväntas av såväl medarbetare som medborgare. Vi måste bli bättre. Resan har påbörjats och målet är en dokument- och ärendehantering som ger gemensamma rutiner och arbetssätt, effektivare IT-verktyg, effektivare arbetsprocesser, minskad pappersanvändning och bättre service till medborgarna.

E-arkiv

Hur, när och varför ska information lagras? Hur får jag som medarbetare eller medborgare tillgång till lagrad digital information? Det är några av de frågor som är centrala i Malmö stads arbete kring elektronisk arkivering, eller e-arkiv. En effektiv och säker förvaring av den digitala informationen, och en enkel och snabb sökingång till den, är en grundläggande del i e-förvaltningen.

Malmö stads intranät Komin

Under hösten 2010 började införandet av ett nytt, modernt intranät i Malmö stad. På intranätet finns idag olika typer av information, nyheter och interna tjänster. Dessutom finns det en ny forumdel som ger utrymme för diskussion och en bloggdel för kunskapsutbyte. Projektet att bygga ett nytt intranät fortsätter under hela 2011. När arbetet är klart kommer Malmö stad att ha ett intranät som är anpassat för anställda — personligen! Och som ger de typer av arbetsstöd anställda behöver för att kunna arbeta effektivare.

Ledningsinformation

Tillgång till snabb, enhetlig och relevant information är en förutsättning för att kunna fatta bra beslut. Men många gånger finns det ett överflöd av information som gör det svårt att enkelt sålla och utläsa vad som faktiskt är av betydelse för verksamheten. Inom e-förvaltning i Malmö stad finns en kommungemensam satsning på att öka tillgängligheten till strategisk information hos förvaltningsledningarna. Genom att öka tillgängligheten till information och skapa gemensamma definitioner, blir det lättare att följa och styra verksamheten. Det i sin tur ska leda till att bättre beslut fattas i organisationen.