Brister i hantering av skyddade personuppgifter – det här gör Malmö stad nu

Det har kommit till Malmö stads kännedom att det finns problem med hur skyddade personuppgifter hanterats i vissa interna IT-system. Det finns inget som tyder på att skyddade personuppgifter har spridits vidare utanför organisationen. Högsta prioritet nu är att säkerställa att medarbetares uppgifter är synliga på det sätt som de önskar.

Personuppgifter kan ha varit synliga på ett annat sätt än vad medarbetaren och närmaste chef har kommit överens om. Problemet gäller vissa interna IT-system och beror på otydliga rutiner och brister i den interna kommunikationen.

– Vi agerade direkt för att åtgärda problemet. Det viktigaste för oss är att säkerställa att medarbetares uppgifter är synliga på det sätt som de önskar. Och att berörda medarbetare får det stöd som de behöver, säger Maria Kellerman, enhetschef på Malmö stads HR-avdelning.

Medarbetare som skulle kunna vara berörda har kontaktats genom närmsta chef. Tillsammans har de sedan säkerställt att skyddet är uppsatt på rätt sätt. I de få fall där berörd medarbetare inte har kunnat nås, har andra tillfälliga åtgärder vidtagits.

Malmö stad har gjort en anmälan till Integritetskyddsmyndigheten (IMY) gällande de tjugotal fall där medarbetare kan ha varit synliga på ett annat sätt än vad man önskat.

Det här gör Malmö stad nu

Malmö stad arbetar med att utreda hur bristerna har uppstått och vad som krävs för att det inte ska hända igen.

– Vi kommer säkerställa tillvägagångssättet kring hantering av skyddade personuppgifter. Det ska vara tydligt för chefer hur de går till väga för att det ska blir rätt för medarbetare med skyddade uppgifter, säger Jessica Hülse, enhetschef, IT och Digitalisering.

Malmö stad fick kännedom om detta genom frågor från media och därefter publicerades en mediegranskning.