Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt identifierar en fysisk person som är i livet. Exempel är namn, adress, födelsedata och fastighetsinnehav. Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Personuppgifter är för det mesta allmänna handlingar

Malmö stad kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut.

Det finns särskilda regler för allmänna handlingar vad gäller bevarande (det som ska sparas) och gallring (det som ska sorteras ut). För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information måste det finnas stöd för det i särskilda dokument. För mer information om detta: kontakta Malmö stads dataskyddsombud.

I de flesta fall har du själv lämnat dem till Malmö stad för att kommunen ska kunna hantera ett ärende åt dig. Malmö stad kan också få in personuppgifter från andra myndigheter eller föreningar.

Om du har frågor om varifrån dina personuppgifter har inhämtats - kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna: här hittar du förvaltningarna. Du kan också kontakta Malmö stads dataskyddsombud.

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempel är att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera och kopiera.

Det är nämnden eller styrelsen i den förvaltning som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Detta innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och korrekt.

Om du har frågor om behandlingen till dina personuppgifter - kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna: här hittar du förvaltningarna. Du kan också kontakta Malmö stads dataskyddsombud.

Malmö stad behöver dina personuppgifter för att kunna handlägga ditt ärende, svara på en förfrågan eller hjälpa dig med något annat. När du lämnar in en ansökan om förskoleplats, boendeparkering, bygglov, bistånd, äldreboende, färdtjänst eller annat måste kommunen kunna identifiera att du verkligen är du.

Malmö stad kommer inte att behandla dina personuppgifter om det inte finns en väl motiverad anledning till att göra det. Om kommunen ska behandla dina personuppgifter av en annan anledning än den ursprungliga kommer du att få information om detta i förväg.

När det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster – exempelvis skola och socialtjänst – har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla lagens krav.

Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Exempel kan vara att bedriva bibliotek eller simhallar.

När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

Det är bara de medarbetare i kommunen som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter som får ta del av dina personuppgifter. Beroende på vad det gäller kan detta vara handläggare, IT-tekniker, administrativ personal, rektorer, lärare, bibliotekarier eller någon av kommunens leverantörer.

Malmö stad omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Detta innebär att personuppgifter som kommer in till kommunen i regel blir allmänna handlingar. Allmänheten har rätt att begära ut allmänna handlingar och kommunen har skyldighet att lämna ut de uppgifter som inte är sekretessbelagda

Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter om dig som Malmö stad behandlar.

Begär registerutdrag från Malmö stad.

Begär hantering av dina personuppgifter - radering, rättelse, begränsning, överflytt och invändningar.

Om dina personuppgifter skulle hanteras utanför EU/EES-området (det som brukar kallas tredje land) berättar Malmö stad det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Dina personuppgifter kommer att sparas av kommunen tills dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för kommunen.

Personuppgifter som kommer in till kommunen blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst. Om du har frågor om detta - kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna: här hittar du förvaltningarna. Du kan också kontakta Malmö stads dataskyddsombud.

När Malmö stad behandlar dina personuppgifter har du ett antal rättigheter. Dessa handlar om att du ska kunna ha kontroll över dina egna personuppgifter. Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar begränsas vissa av dessa rättigheter. Om du har frågor om detta - kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna: här hittar du förvaltningarna. Du kan också kontakta Malmö stads dataskyddsombud.

Du har rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter
• begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter
• invända mot behandling av dina personuppgifter
• begära dataportabilitet: du som har själv lämnat dina personuppgifter har i vissa fall rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll – den som har tagit emot personuppgifterna (i det här fallet Malmö stad) är då skyldig att underlätta en överflyttning av uppgifterna
• återkalla eventuellt samtycke: om du återkallar ditt samtycke gäller detta från den dag som återkallelsen skedde
• klaga på Malmö stads behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen
  

Begäran om rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet eller invändning