Att tänka på – Facebook

Överdriv inte publiceringen. Facebook har ändrat sina regler för att minska effekten av företag som spammar ner flödet. Det innebär att har man för många inlägg per dag så får man ingen spridning på sina inlägg. Max 1-2 inlägg per dag och minst två inlägg per vecka. Det är bättre med färre inlägg som är ordentligt genomarbetade än fler som kanske inte håller samma kvalité.

I Facebook skapar du som företag en sida eller grupp. För att skapa en grupp eller företagssida måste du ha ett eget Facebook konto.

Facebook godkänner inte att en individ har flera konto, du kan inte ha ett konto i din professionella roll och ett som privatperson. Om du skapar mer än ett konto kan Facebook stänga ner både kontona och de sidor som kontona hanterar. Från ditt privata Facebookkonto hanterar du sidor och grupper som du använder i din professionella roll. De som interagerar med sidorna du administrerar ser inte ditt privata konto. Tänk på att justera privacy/säkerhets-inställningarna på ditt Facebookkonto så att du endast har information publikt som du kan tänka dig dela med alla. Läs här hur du ställer in dina privacy/säkerhetsinställningar.

Företagssida

En företagssida är en öppen sida där alla kan gå in och titta. Om personen ”gillar” eller "följer" sidan kan den få upp dina inlägg i sitt flöde och kan på så sätt ta del av sidans information på ett enkelt sätt interagera med sidans inlägg. Tänk dock på att Facebook inte automatiskt visar dina inlägg för alla följare, utan hur många som får se dem beror på hur intressanta inläggen är för målgruppen. Facebook visar först inlägget för några av följarna, om de verkar intresserade och interagerar med innehållet visas det för fler och så vidare. En företagssida är bäst lämpad för verksamheter, olika satsningar eller liknande. Läs mer om hur du gör.

På Facebook kan du också välja mellan att bara låta användarna kommentera det du själv publicerar, eller också låta dem skapa helt egna inlägg. Det senare betyder att vem som helst kan skriva på Facebooksidan. Det kan kräva mer tid av er då alla inlägg som publiceras på Malmö stads sociala mediakonto är allmän handling, oavsett vem som publicerar. Malmö stad är ansvarig för alla inlägg. Men tänk på att det kan skicka en signal om att du egentligen inte är intresserad av dialog om du väljer att stänga ner möjligheten till inlägg.

Du kan också ställa in så att du som administratör måste godkänna alla inlägg innan de publiceras öppet på sidan. Men även detta kan signalera att du egentligen inte är intresserad av dialog och öppenhet. Så fundera gärna igenom hur du vill arbeta med din Facebooksida och hur du vill att dina följare ska uppfatta dig.

Facebookgrupp

Det finns både öppna och slutna Facebookgrupper. En sluten grupp är en sluten diskussionsgrupp där personer måste skicka en förfrågan om att få vara med och du som administratör måste godkänna. Detta är en bra lösning för exempelvis lärare som vill ha kontakt med sina elever. Läs mer om hur du gör.

Om du skapar en Facebookgrupp administrerar du denna via ditt privata Facebookkonto, och din privata profilbild kommer att synas på alla dina inlägg. Det kan därför vara bra att se över sina sekretessinställningar på sitt privata Facebookkonto. Har du redan en Facebooksida kan du via sidan starta en grupp. Då kan du skriva i gruppen som din företagssida.

Administrerar du en Facebookgrupp i tjänsten så är du alltid aktiv i gruppen i rollen som tjänsteperson och agerar som representant för Malmö stad. Det ska tydligt framgå i gruppens beskrivning vad syftet är med gruppen och att det är en del av Malmö stad. Malmö stads logga bör även finnas med i bakgrundsbilden för gruppen.

Om Facebookgruppen innehåller representanter från Malmö stad samt medborgare, till exempel en lärare som startat en Facebookgrupp för sina elever, så är det viktigt att tänka på att alla inlägg i gruppen är allmänna handlingar.

Det går såklart också att starta en Facebookgrupp som ett internt forum för medarbetare. Om gruppens medlemmar är tjänstepersoner från flera olika förvaltningar/nämnder så är alla inlägg i gruppen allmänna handlingar.

Tänk på att om du ska interagera med dina elever eller brukare så gör detta fördelaktigt genom att skapa en grupp eller en sida. Att bli vän med dem via sitt vanliga Facebookkonto kan jämföras med att dela ut sitt privata hemnummer.

Här kan du läsa och lära mer om Facebook

Facebook – personlig profil vs. företagssida

Som verksamhet ska man ha en företagssida på Facebook. Man får inte ha en personlig profil.

Varför får man inte ha en personlig profil som fritidsgård eller annan verksamhet på Facebook?

Facebook har en tydlig policy att alla personliga profilsidor ska vara kopplade till en faktisk individ och hens riktiga namn. Facebook har denna policy för att i så stor utsträckning som möjligt se till att Facebook är ett säkert nätverk, det vill säga att det inte finns anonyma eller falska konto – personer som utger sig för att vara någon annan och som kanske använder det för att trakassera andra.

Vill man kommunicera och finnas på Facebook utifrån en organisation så finns det företagssidor för detta ändamål. Ni må ha hur goda avsikter som helst med att använda en personlig profil istället för en företagssida för er verksamhet, men ni går emot Facebooks policy och kommer de på er så ändrar de automatiskt er personliga profil till en företagssida – och i värsta fall tar de bort er personliga profil helt. Och då måste ni be om tillåtelse från Facebook för att kunna starta en företagssida med samma namn som den profil de stängde ner. Som myndighet är det inte ok på något sätt att inte följa de policys och riktlinjer som de tjänster vi använder oss av har. Vi ska därför följa Facebooks policy i detta fall.

Om du har kommunikationsbehov som inte uppfylls av en företagssida – prata med din kommunikationsavdelning och se om ni kan hitta andra lösningar för att uppfylla detta behov. Att bryta mot rådande policy som myndighet är inte en acceptabel lösning på ett behov.

Då skapar jag en till egen profil som heter ”Kalle Karlsson fritidspedagog” och kommunicerar med ungdomarna via den!

Nej, det är emot Facebooks policy. Du är EN person, och kan inte ha en profil för din yrkesroll och en i din privata roll. Malmö stad vill inte vara vänner med någon på Facebook.

Utöver det faktum att vi som kommun och myndighet inte ska bryta mot rådande policy så finns det etiska aspekter som gör att Malmö stads verksamheter inte ska ha personliga profiler på Facebook.

I Malmö stad ska vi inte ha personliga profiler som organisation, och utifrån den profilen bli vänner med personer på Facebook. Om inte personerna har varit duktiga på att ställa in sina säkerhetsinställningar på Facebook får vi som organisation full inblick i det som de postar på sina Facebooksidor, alltså en stor del av deras privatliv. Det är inte säkert att personen har reflekterat över detta. Och har de det, så kanske de inte är bekväma med att verksamheten får den inblicken, men ser ingen annan möjlighet för det är så verksamheten byggt upp sin närvaro på Facebook.

Man ska inte behöva bli vän med en verksamhet i Malmö stad på Facebook för att kunna kommunicera med den verksamheten på Facebook.

Vi må anse oss ha hög etik och respekterar personernas integritet, och därför inte kommer titta på personernas profiler och inlägg bara för att vi har möjligheten till det. Vi vet detta. Men signalvärdet i att möjligheten finns är inte ok som myndighet. Facebook har byggt upp sin policy utifrån att organisationer och verksamheter inte ska ha möjlighet att ha den inblicken i individers liv på Facebook. Och Malmö stad håller med.

De personer som väljer att vara helt offentliga på Facebook och ha offentliga inlägg, dessa inlägg kommer du som gilla-sida kunna se. Men de inlägg som personer väljer att dela enbart med sina vänner kommer inte gilla-sidan kunna se.

Jag vill inte ha min privata Facebook-profil kopplad till företagssidan!

Sorry, då kan du inte ha en företagssida eller arbeta med Facebook i ditt yrke. Facebooks policy säger tydligt att det är så deras tjänst är uppbyggd och så det ska fungera.

Ingen som ser eller följer företagssidan kommer någonsin se din privata Facebook-profil

Ni som tillsammans administrerar företagssidan kommer att se vem som gjort vad på sidan (inlägg, kommentarer, med mera), men ingen annan kommer göra det. Anledningen till att ni som administrerar sidan kan se vem som gjort vad är för att underlätta för er att följa upp arbetet på sidan och att det ska finnas ett tydligt ansvar för alla aktiviteter på företagssidan.

Blockera svordomar och obscena ord

På en företagssida på Facebook kan du ställa in så att inlägg som innehåller vissa ord på förhand blockeras och inte kan publiceras på din sida. Det kan exempelvis vara svordomar och obscena ord. Det är ett bra sätt att motverka till exempel kränkningar på din sida.

Tänk dock på att i ett öppet demokratiskt samhälle ska allmänheten, det vill säga medborgarna, kunna uttrycka kritik mot offentliga myndigheter. Var inte allt för hård i vilka ord du blockerar på förhand, utan tillåt ett visst utrymme för kraftuttryck för upprörda medborgare att uttrycka kritik.

Facebooktävling

Att anordna tävlingar på Facebook kan vara ett bra sätt att hålla användarna aktiva och belöna engagerade användare. Men det finns ett par saker att tänka på.

Lagen

Tidigare var det förbjudet för företag och myndigheter att anordna lotterier där slumpen avgjorde vinnare över nätet. Lotterilagen ändrades första januari 2019 och nu behöver du inte längre ha tillstånd för att anordna ett lotteri i sociala medier.

Vår rekommendation är ändå att arrangera en tävling där det krävs en prestation från deltagaren. Vill du anordna en tävling så har Facebook egna regler för lotterier och tävlingar som måste följas.

Facebooks regler

• Tävlingen kan arrangeras på själva Facebook-sidan, i en separat Facebookapp eller en separat webbsida.
• Det går bra att använda likes som en form av röstningsfunktion, både på din vägg och i en applikation.
• Det måste finnas ett tävlingsmoment med.
• Du måste förklara att tävlingen inte har något med Facebook att göra
• Tävlingssvar får inte skickas in i det vanliga kommentarsfältet
• Du får inte uppmana eller kräva att användarna delar eller sprider till sin egen sida/vägg eller till sina vänner för att delta i tävlingen.

Du får alltså inte skapa tävlingar som går ut på att DELA OCH GILLA, men det går bra att ha gilla-funktionen som en röstningsfunktion.

Sidor som arrangerar tävlingar som strider mot Facebooks regler och villkor kan komma att stängas ner per automatik av Facebook.

Du som är med och administrerar en sida på Facebook kan välja om och hur du vill få notiser om händelser på sidan. Inställningarna är personliga och påverkar inte notiserna hos de övriga som är med och administrerar sidan, alla kan välja den inställning som passar en själv bäst. De påverkar inte heller dina privata notiser på Facebook, utan bara notiserna från den specifika sidan där du gör inställningen.