Om att arkivera sociala medier

Information från sociala medier får inte sparas långsiktigt på en extern plats (exempelvis på Metas och Twitters egna servrar) utan ska överföras i sin helhet eller i urval till en plats som förvaltas av Malmö stad. Bevarandet ska ske antingen elektroniskt eller på papper.

Spara ett urval två gånger om året

Att bevara allt som sker i de sociala medier som används inom Malmö stad idag är under nuvarande omständigheter inte ekonomiskt försvarbart. Istället ska du minst två gånger om året ta skärmdumpar av de sociala mediekonto du har. Intervallen för uttagen behöver inte vara exakta men det är att rekommenderat att det sker mitt i terminer och inte under sommar och jul då verksamheten vid semestertid sannolikt ser annorlunda ut än under terminerna.

På några sociala medier finns det möjlighet att göra uttag även för historiska händelser på sidan, det vill säga gå bakåt och bevara det som skrivits tidigare och som finns kvar på platsen vid tiden för uttaget. Om detta är möjligt är det önskvärt att ta skärmdump för hela halvåret, men det är inte nödvändigt.

Uttaget ska visa både sidans layout och dess innehåll. Informationsansvariga ska göra värderingar av sociala mediers innehåll fortlöpande och gärna bevara exempelvis spännande bloggar. Ibland kan det vara lämpligt som informationsansvarig att ta hjälp av kollegor inom sin verksamhet för att bedöma vad som är av värde att bevara. Men det är bara den egna verksamheten tillsammans med informationsansvariga som kan bedöma vad som är av värde.

Personer med ledande ställning, så som arvoderade politiker och chefer, bör uppmanas att bevara sina inlägg med tillhörande kommentarer i sin helhet. Ansvaret för att bevara inlägg från utvalda personer delas av informationsansvarig och den person det gäller. Möjligen skulle värdet kunna mätas på antal personer som följer/gillar inläggen och/eller på längd och kontinuitet i verksamheten. Respektive informationsansvarige bör i samråd med arkivansvariga resonera runt varje socialt media.

Hur gör jag?

Skapa ett ärende i Platina eller be din registrator göra det åt dig. Ta skärmdumpar minst två gånger om året på layout och innehåll och bevara som PDF/A i ärendet.

Det går bra att ha ett ärende årligen, det kallas för samlingsärende. Kalla ärendet för något bra, exempelvis:

Exempelvis:

• Facebook Stadskontoret 2013-11-15 periodiskt uttag
• Blogg Stadskontoret 2013-12-19 Inlägg om “Jag bor i Malmö” av stadsdirektör

På Twitters hemsida går det att beställa ett fullständigt uttag av alla sina tweets. Under Settings/inställningar har du längst ner en knapp som heter “Request your archive”. Du får då en länk till en fil som du kan ladda ner med all din information från första tweeten och framåt. Observera att detta endast fungerar i en webbläsare och inte i en app i telefonen eller pekplattan.

Har du t.ex. Acrobat Professional kan du även välja att skriva ut till exempel en hel blogg direkt till en pdf-fil som man sedan konverterar till PDF/A.

PDF/A

För att kunna skapa en PDF/A måste man ha programmet Acrobat Professional. Det finns olika varianter av PDF och PDF/A (PDF/A-1:2005) är en är en ISO-standard för PDF som arkiveringsformat. Det innebär att filerna är optimerade för långsiktgt digitalt bevarande och formatet är godkänt av Riksarkivet.

Så här skapar du PDF/A från Word och Powerpoint:

Det enklaste sättet att skapa PDF/A från ett Office-dokument är att klicka på Arkiv – Skriv ut Under Skrivare klickar du på den lilla svart pilen till höger och väljer Adobe PDF.

Klicka därefter på Skrivaregenskaper direkt under Skrivare Adobe PDF. Under Standardinställningar väljer du PDF/A-1:2005