Detta ska du göra i egenkontrollen

• Ansvaret för egenkontrollen ska vara dokumenterad och fastställd.
• Ansvaret ska ligga på en viss funktion eller en namngiven person. Det räcker inte med att ansvaret ligger på en viss enhet eller del av verksamheten.
• Personen som är ansvarig ska ha den kunskap och de befogenheter och resurser som krävs för uppdraget.
• Arbetsuppgifterna bör vara fördelade i hela organisationen för att få ett väl fungerande förebyggande eller kontrollerande arbete.
• Hur ansvaret ska fördelas ska sättas av den högst ansvarige för verksamheten. Det kan vara VD, styrelse eller platschef.

Du ska ha dokumenterade rutiner för att kontrollera att bland annat utrustning hålls i gott skick. Rutinerna bör ses över och uppdateras regelbundet, till exempel en gång per år. Alternativt kan ett system för regelbunden uppdatering finnas.

Rutiner bör finnas för exempelvis

• skötsel och underhåll
• kalibrering och avläsning av instrument
• regelbundna genomgångar av utrustning, fysiska skyddsåtgärder med mera
• åtgärda identifierade avvikelser eller brister (avvikelserutiner).

Dokumentationen av undersökningarna, i vilket skick utrustning befinner sig i, och av vilka risker som finns i verksamheten ska beskriva

• hur ofta undersökningarna sker
• vad undersökningarna omfattar (rutiner, anläggningar, installationer, utrustningar, kontrollutrustningar etcetera)
• om, och i så fall, vilka, provtagningar, analyser och mätningar ingår och vilket syfte dessa har
• vilka andra moment som ingår.

Det är viktigt att utgå från de kontroller som redan nu utförs och dokumentera dessa på ett enkelt sätt. Behövs förändringar av rutinerna genomförs dessa och dokumenteras.

Som verksamhetsutövare ska du ha en löpande kontroll av riskerna genom att analysera och värdera dem. Denna kontroll samt resultaten ska dokumenteras. Riskbedömningen ska uppdateras regelbundet, exempelvis en gång per år eller oftare om behov finns.

Exempel på vad som ska dokumenteras som en riskanalys:

• Om användningen av en viss kemisk produkt ger olägenheter som inte förutsågs när den började användas.
• Om den normala driften eller skötseln av en verksamhet påverkar människors hälsa och miljön på ett sätt som inte var avsett.
• Om det kan uppstå nya olägenheter av utsläpp eller om buller från verksamheten förändrats.
• Om olägenheter från transporterna till eller från verksamheten har förändrats.
• Om olägenheter kan uppstå som följd av de normala rutinerna för drift eller skötsel.
• Om bebyggelsen runt omkring eller planförhållanden förändras.