Ta del av allmänna handlingar

Begär ut en handling

Du har alltid rätt att ta del av en allmän handling på plats och du kan även få papperskopior av handlingarna. Vissa handlingar finns i elektronisk form och kan vanligtvis skickas via e-post. Kommunen har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.

Kontakta Malmö stads nämnder

Vilka allmänna handlingar som finns i kommunen framgår av de olika nämndernas diarier. Du har rätt att få en lista från diariet på vilka handlingar som kommit in eller skickats ut under en viss dag. Om du vet vilken handling du vill ta del av kan du efterfråga den genom att beskriva den så utförligt som möjligt. Vänd dig i första hand till den nämnd som du tror förvarar handlingen.

Tänk på att

• beskriva så noga som möjligt vad det är för handling du vill ta del av
• du i samband med din förfrågan har rätt att vara anonym, men Malmö stad har rätt att fråga vem du är eller vad handlingen ska användas till om uppgifterna behövs för att göra en sekretessprövning.

Avgifter

Kommunen har rätt att ta ut en avgift för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar i Malmö stad.

Vill du begära ut andra allmänna handlingar som till exempel filmer, bilder eller kopior av ljudupptagningar tillkommer andra avgifter. Detsamma gäller om du vill begära ut exempelvis papperskopior i andra format än A4.

Alla avgifter regleras i avgiftsförordningen som är fastställd av kommunfullmäktige.

Vilka handlingar är allmänna?

En handling är allmän om den antingen är inkommen till kommunen eller upprättad hos kommunen.

Sekretess i allmänna handlingar

I allmänna handlingar finns det ibland uppgifter som omfattas av sekretess. Vilka uppgifter som omfattas av sekretess framgår av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Om uppgifter i en handling är sekretessbelagda får de inte lämnas ut. Det är därför möjligt att du får ut en handling där delar av innehållet är överstruket. Om delar av innehållet är överstruket ska det alltid anges vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som ger stöd för vår bedömning.

För att kunna bedöma om uppgifterna bör omfattas av sekretess och huruvida de får lämnas ut eller inte så har kommunen rätt att fråga vem det är som vill ha uppgifterna och vad uppgifterna ska användas till. Vem som begär ut en handling eller i vilket syfte får dock inte efterfrågas om det står klart att det inte finns några uppgifter i handlingen som kan omfattas av sekretess.

Varför dröjer det ibland?

Hanteringen av en begäran om utlämning av en allmän handling ska ske skyndsamt och påbörjas alltid samma dag som begäran kommer in.
Ibland kan det däremot ta längre tid än så att få besked. Det kan handla om att det är många handlingar som begärts ut eller att innehållet i handlingarna innebär en svår sekretessprövning som tar tid. Vi arbetar alltid så fort vi kan och ger besked om utlämningen dröjer.

Om du nekas att ta del av en allmän handling

Om du nekas att ta del av en allmän handling eller om uppgifter inte lämnas ut på grund av att de omfattas av sekretess har du rätt att få ett skriftligt beslut av den nämnd som har nekat dig handlingen eller uppgifterna. Nämndens beslut kan du sedan överklaga till Kammarrätten. En anvisning om hur du ska gå tillväga för att överklaga står med i beslutet från nämnden.