Enligt lagen om nationella minoriteter (2009:724) ska förvaltningsmyndigheter ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med representanter för minoriteterna i sådana frågor.

Rådet är organisatoriskt knutet till kommunstyrelsen och samordnas av Romskt informations- ­och kunskapscenter (RlKC).

Sammansättning

Rådet består av tjugo ledamöter och sexton ersättare. Elva romska representanter (plus elva ersättare) samt nio politiker (plus fem ersättare).

Ordförande, åtta ledamöter och fem ersättare i rådet utses av kommunstyrelsen.
Ersättare i rådet utsedda av kommunstyrelsen kallas till sammanträde då ordinarie ledamot har förhinder.

Vice ordförande, tio ledamöter och elva ersättare utses av rådets romska representanter, samtliga kallas till rådets sammanträden.

Rådets ledamöter väljs för en period av fyra år. Mandatperioden räknas från
1 januari året efter det år då allmänna val ägt rum. Rådet äger rätt att adjungera politiker och tjänstepersoner från berörda nämnder och förvaltningar. Rådet äger även rätt att adjungera representanter för organisationer som inte är representerade i rådet.

Rådets romska representanter

Bildandet och sammansättningen av rådet sker genom en process präglad av transparens, delaktighet och icke-diskriminering, varav detta reglemente är en del.

Grundläggande förutsättningar för att kunna utses som romsk representant i rådet

Ledamöter och ersättare i rådet utses av och från romska föreningar i Malmö som uppfyller grundläggande demokratiska principer. Ledamöter och ersättare ska vara folkbokförda i Malmö stad.

Processen med att utse representanter till rådet

Inför bildandet av rådet får medlemmar i romska föreningar och som är folkbokförda i Malmö möjlighet att anmäla intresse av att delta i rådet för att representera sin förening. Flera inom samma förening får anmäla intresse. RIKC ansvarar för att samtliga romska föreningar i Malmö informeras. Intresseanmälan lämnas till RIKC.

Efter att RIKC tagit emot intresseanmälningar och säkerställt att dessa uppfyller de fastställda kriterierna tar RIKC fram ett förslag på rådets sammansättning av ordinarie ledamöter och ersättare utifrån inkomna anmälningar och utifrån de fastställda statuterna i detta reglemente.

RIKC kallar därefter samtliga personer som skickat in en intresseanmälan till ett konstituerande sammanträde. På det konstituerande sammanträdet utses ledamöter och ersättare samt rådets vice ordförande. De romska representanterna väljer, med stöd av fastställda statuter, själva vilka som ska sitta i det romska rådet. Detta sker genom en demokratisk process där varje närvarande förening har en röst var. Medverkar flera från samma förening ska föreningen ha utsett en röstberättigad person.

I det protokoll som förs vid det konstituerande sammanträdet nedtecknas närvarande personer, föreningstillhörighet samt om det finns avvikande åsikter kring rådets slutgiltiga sammansättning.

Statuter för att utse ordinarie ledamöter och ersättare i rådet

Den grundläggande representationsprincipen är att föreningar som inkommit med en intresseanmälan blir representerade med minst en person i rådet.

Den grundläggande representationsprincipen innebär vidare att man i farsta hand tillser att varje förening får minst en ordinarie ledamot.

Skulle det inkomma intresseanmälningar från fler föreningar än antalet ordinarie ledamöter tillser man i andra hand att varje förening får minst en ordinarie ledamot eller en ersättare.

Skulle det inkomma intresseanmälningar från fler föreningar än antalet ordinarie ledamöter och ersättare tar RIKC fram ett förslag till sammansättning av ordinarie ledamöter och ersättare i rådet utifrån inkomna intresseanmälningar och med hänsyn till representation gällande kön, språkvariation, grupptillhörigheter och ålder.

Samtliga förslag diskuteras och röstas fram av de romska representanterna själva vid det konstituerande sammanträdet.

Så sker fördelningen efter den att grundläggande representationsprincipen beaktats

Skulle det inkomma intresseanmälningar från exakt 22 personer/föreningar blir det dessa som får representation i rådet. RlKC gör ett förslag till sammansättning (ordinarie ledamöter och ersättare i rådet) utifrån inkomna intresseanmälningar och med hänsyn till representation gällande kön, språkvariation, grupptillhörigheter och ålder.

Sammansättningen av rådet fastställs av de romska föreningarna själva vid rådets konstituerande sammanträde.

Skulle de det inkomma intresseanmälningar från färre än 22 föreningar fördelas först platser enligt den grundläggande representationsprincipen så att alla föreningar som anmält intresse blir representerade. RIKC gör sedan ett förslag till sammansättning (ordinarie ledamöter och ersättare i rådet) utifrån inkomna intresseanmälningar och med hänsyn till representation gällande kön,
språkvariation, grupptillhörigheter och ålder. Sammansättningen av rådet fastställs av de romska föreningarna själva vid rådets konstituerande sammanträde.

Skulle det inkomma intresseanmälningar från fler än 22 föreningar gör RIKC ett förslag på sammansättning (ordinarie ledamöter och ersättare rådet) utifrån inkomna intresseanmälningarna och med hänsyn till representation gällande kön, språkvariation, grupptillhörigheter och ålder. Sammansättningen av rådet fastställs av de romska föreningarna själva vid rådets konstituerande sammanträde.

Arbetsformer

Rådet sammanträder fyra gånger per år. Extra sammanträde ska hållas när ordförande eller en tredjedel av ledamöterna begär detta.

Kallelse till sammanträden ska vara skriftlig och skickas till ledamöter och ersättare senast 14 dagar före sammanträde. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista och handlingar till ärendena.

Till rådets sammanträde ska för ärendet ansvarig tjänsteman inbjudas för föredragning och information. Vid sammanträde ska rådets ställningstagande protokollföras och i förekommande fall expedieras till berörda beslutsfattare. En gång per år bör rådet inbjuda till konferens om kommungemensamma frågor av betydelse för den romska minoriteten i Malmö.

Rådet ska utifrån budget utarbeta och besluta om en årlig verksamhetsplan samt upprätta en årsrapport över sitt arbete. Rapporten ska föreläggas kommunstyrelsen.

Adjungerade representanter har yttranderätt vid rådets sammanträden.