Process för samverkan med fastighets- och gatukontoret

Kontakta förvaltningens kontaktperson med en intresseanmälan för att inleda en dialog om samverkan med fastighets- och gatukontoret.

Ni bokar sedan ett möte med alla berörda parter och en workshop hålls för att ta fram underlag till den formella ansökan.

Det är inte möjligt att söka om stöd inom en geografi där det redan finns en befintlig samverkansorganisering på nivå 1 eller 2. Om så uppstår uppmuntrar tekniska nämnden istället till samarbete mellan organiseringar.

Om syftet med samverkan i första hand är aktivering av det offentliga rummet genom olika typer av evenemang så ska aktörerna ansöka om arrangemangsstöd istället för samverkansstöd.

Du når fastighets- och gatukontorets handläggare via samverkan.fgk@malmo.se.

Efter det inledande mötet och workshopen går ni vidare med en ansökan. Den ska innehålla ett förslag på hur ni kan utveckla ert område tillsammans med fastighets- och gatukontoret. Er kontaktperson går sedan igenom om ni har rätt förutsättningar och uppfyller kriterierna för att få samverkansstöd.

Kriterier för att en ansökan ska bli godkänd

• Fastighetsägare, boendegrupper, föreningar och företag med F-skatt eller A-skatteintyg står gemensamt bakom en ansökan som en samverkansorganisering. Det ska ha bildats en styrgrupp för organiseringen.
• Ni som ansöker är etablerade i området, har goda samarbeten och förtroende hos invånarna.
• Ni har för avsikt att utföra aktiviteter tillsammans och har möjlighet att avsätta pengar, resurser eller ansvara för aktiviteter. Planerade aktiviteter har syften kopplade till tekniska nämndens uppdrag.
• Förslaget bidrar till positiva förändringar i området som de enskilda aktörerna inte kan uppnå på egen hand.
• Ansökan innehåller budgetprognos med redovisade kostnader.
• Det ska finnas underlag från boende, verksamma och besökare om vems behov ni har utgått från när ni har tagit fram förslaget.
• Processen och förslaget ska utgå från demokratiska principer, det vill säga att samverkansorganisering tar ställning för demokrati och verkar för jämställdhet, mångfald, alla människors lika värde och likabehandling.
• Ett förslag på hur ert område kan utvecklas tillsammans med fastighets- och gatukontoret.

Förslaget på hur området kan utvecklas ska vara uppdelat utifrån fokusområdena

• aktivering av den offentliga miljön
• skapa nätverk
• kunskapshöjande insatser
• trygghetsskapande insatser.

Samverkansorganiseringar på nivå 1 som har en pågående samverkan med tekniska nämnden ska som en del av ansökan om medel för år 2 och 3 lämna en delredovisning av hur medel använts, samt hur de planerar att använda kvarstående medel under innevarande år.

Om er kontaktperson på fastighets- och gatukontoret bedömer att ni har rätt förutsättningar för att få samverkansstöd kommer ni att arbeta tillsammans med den formella ansökan till tekniska nämnden.

Förberedelserna kan ta mellan 3 månader och 1 år, beroende på var samverkansorganiseringen är i processen när ansökan skickas in.

När förslaget är färdigt skickas det till politikerna i tekniska nämnden för beslut.

Godkänner tekniska nämnden er ansökan så beviljar fastighets- och gatukontoret upp till 300 000 kronor i samverkanstöd per år.

Er kontaktperson kontaktar er för nästa steg

När er ansökan godkänts kommer er kontaktperson från fastighets- och gatukontoret att kontakta er för att:

• Boka ett uppstartsmöte
• Gå igenom praktiska detaljer, som kommunikation, återrapportering. upplåtelsefrågor och utbetalning av samverkansstöd
• Få en inbjudan till alla era planerade aktiviteter under året

Regelbunden kontakt och samarbete med förvaltningen

Efter uppstartsmötet har ni regelbunden kontakt med er kontaktperson på fastighets- och gatukontoret för att stärka och utveckla samarbetet och samverkan under året. Minst 4 avstämningsmöten hålls under året. Kontaktpersonen följer er verksamhet på nära håll bla genom att närvara vid era närverksträffar och aktiviteterna men även deltar vid behov på styrelsemöten/ styrgruppsmöten.

Ersättning till samordnare

En begränsad del av samverkansstödet kan ni använda för att ersätta en samordnare som arbetar med samverkansorganiseringen och genomföra de aktiviteter ni angett i er ansökan. Samordnaren för samverkansorganiseringen anställs av den aktören som erhåller samverkansstödet.

Ersättningen får inte överstiga 25 procent av en heltidstjänst och ska baseras på gällande lönenivå på arbetsmarknaden samt följa branschens kollektivavtal. Vid ett samverkansstöd på 300 000 kronor rekommenderar vi en ersättning på 100 000–120 000 kronor, inklusive sociala avgifter.

Om samverkansorganiseringen vill arbeta bredare kan den betala en del eller resterande 75 procenten av lönen.

Om samverkansorganiseringar får lägre samverkansstöd än deras budget baserats på, ska de inom en månad efter kommunicerat beslut föra dialog med fastighets- och gatukontorets kontaktperson kring prioriteringar, och inkomma med justerad budget och eventuella justeringar i planerad verksamhet för året.

Ansök om stöd nästa år

Om samverkansorganiseringen vill fortsätta få stöd ska en ny ansökan för nästa år skickas in under första veckan i oktober.

Återrapportering

Alla som får samverkansstöd ska varje år återrapportera till fastighets- och gatukontoret. Insatsorganiseringar skickar in sin återrapportering senast 1 februari efterföljande år. Medlemsorganiseringar skickar in sin återrapportering senast 1 maj efterföljande år.

Återrapporteringen ska innehålla:

• Ekonomiska översikt (enligt mall från fastighets- och gatukontoret).
• Ifyllt utvärderingsunderlag (enligt mall från fastighets- och gatukontoret).

Tekniska nämnden ska sedan godkänna återrapporteringen.

Efter tre år av samverkanstöd kan stödet övergå till ett medlemskap där tekniska nämnden blir medlem och betalar medlemsavgift i er samverkansorganisering.

Fastighets- och gatukontoret bidrar med högst en tredjedel av de totala medlemsintäkterna, inklusive det stöd som erhållits från förvaltningen under det senaste året med samverkansstöd på nivå 1. Från och med det andra året bidrar förvaltningen med högst en tredjedel av de totala medlemsintäkterna.

Ledamöter från tekniska nämnden sitter inte i styrelsen men deltar som adjungerande vid behov då tekniska nämnden betalar medlemskap samt deltar som ombud på årsmöte. Beloppet för medlemskap kan uppgå till högst 1/3 av de totala medlemsintäkterna föregående år, inklusive tekniska nämndens insats i form av samverkansstöd. Hur pengar/resurser avsätts från alla involverade parter motsvarande belopp sökt från tekniska nämnden ska framgå i ansökan. I styrelsen ska representanter för fastighetsägare, civilsamhället och näringslivet finnas med.

Kriterier för att tekniska nämnden blir medlem i er förening

• Samarbetet mellan aktörerna i ett område ska ha lett till bildningen av en förening med betalande medlemmar med en styrelse samt samordnare.
• Styrelsen ska bestå av representanter från fastighetsägare, föreningar och företag.
• Fastighets- och gatukontoret ska kunna se en positiv förändring i området baserat på tidigare återrapporteringar.
• Det ska ha varit en god kommunikation med fastighets- och gatukontoret via en utsedd kontaktperson tidigare år.
• Samverkansorganiseringen företräder inte ekonomiska intressen på ett sätt som omöjliggör stöd enligt kommunallagens andra kapitel paragraf 8 om stöd till enskild näringsidkare.

Samverkansorganiseringar på nivå 2 ska redovisning av ekonomiskt stöd för föregående verksamhetsår inkomma senast 1 maj efterföljande år. Redovisning ska ske tillsammans med uppföljning utifrån stadens regler och riktlinjer för stöd till idéburen sektor.

Återrapporteringen ska innehålla:

• Signerad årsredovisning.
• Signerad årsredovisning från året innan.
• Föreningens hela ekonomiska översikt (enligt mall från fastighets- och gatukontoret).
• Ifyllt utvärderingsunderlag (enligt mall från fastighets- och gatukontoret).
• Föreningens stadgar
• Översikt över styrelsemedlemmar

Tekniska nämnden fattar årligen beslut om godkännande av organiseringarnas återrapporteringar. Om återrapporteringen skiljer sig från den planering och budget som ursprungligen lämnas in, kan beslut om återbetalning av utbetalda medel aktualiseras.