Förutsättningar för att starta ett konto

När du skapar ett konto i sociala medier som medarbetare i Malmö stad ska kontot följa Malmö stads riktlinjer och hanteras på ett professionellt sätt.

Innan du startar ett konto är det därför viktigt att du kommer överens med din närmsta chef, så att det finns möjlighet hos er verksamhet att leva upp till nedan.

Det tar tid

Det ska finnas tid och utrymme för dig och dina kollegor att hantera kontot/-na i sociala medier. Både vad det gäller att planera och publicera innehåll, samt bevaka och besvara frågor och kommentarer.

Att öppna ett konto i sociala medier är som att öppna upp en offentlig telefon till verksamheten. (Men det går inte att bestämma fasta telefontider).

Diskutera tillsammans med din chef hur mycket tid ni kan sätta av till sociala medier, samt planera vem som gör vad och när.

Arbetsuppgifter när du driver ett konto i sociala medier

• Ta fram mål och syfte med kontot
• Bevaka kontot varje arbetsdag
• Svara på frågor och kommentarer inom 24 h, förutom över helger, då svar ges snarast möjligt kommande arbetsdag.
• Planera inlägg
• Publicera minst två inlägg i veckan. Läs mer i riktlinjerna.
• Hantera samtycke för bilder på identifierbara personer
• Följa upp hur kontots mål och syfte uppfylls
• Spara ett urval två gånger om året enligt Malmö stads arkiv handbok

Någon som tar över när du är borta

Om du eller dina kollegor som vanligtvis har hand om kontot är sjuka, har semester eller är borta av andra anledningar, måste det finnas någon som hoppar in som ersättare.

Det måste alltid finnas någon tillgänglig som kan bevaka kontot, svara på frågor/kommentarer samt vid behov ta bort stötande, kränkande inlägg etc.

Jobba därför fram rutiner för hur ni ha hanterar inloggnings-uppgifter och behörigheter.

Glöm inte att bestämma vem som tar hand om sociala medier vid planerad frånvaro. Detta gäller även under sommaren.