Till lokal navigering Gå direkt till innehållet
Malmö stad
$left
$middle

Så behandlar Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden personuppgifter

Inom Malmö stad är det varje nämnd eller bolag som ansvarar för hur de behandlar personuppgifter. Så här behandlar Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden dina personuppgifter.

Lättläst information

Vill du ha lättläst information om hur vi hanterar dina personuppgifter?

Skicka e-post till gyvux@malmo.se

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan knytas till en identifierad eller identifierbar individ. Det kan till exempel vara namn, personnummer, foton och ljudinspelningar. Även uppgifter som adress och betyg kan vara personuppgifter om det går att knyta uppgifterna till en individ.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering av personuppgifter, till exempel insamling, lagring och gallring.

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige är ansvarig för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, säkert och korrekt sätt. För den behandling som utförs av gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är det Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig.

Varför behandlar vi dina personuppgifter/Vilka ändamål?

Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i Malmö stad ansvarar ytterst för Malmö stads kommunala gymnasie- och vuxenutbildning. Nämnden beslutar om mål och andra vägledande beslut inom sitt område medan arbetet med att förverkliga målen och bedriva utbildningsverksamheten genomförs av gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen i Malmö.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens ansvarar för den kommunala gymnasieutbildningen, anpassad gymnasieskola samt kommunal vuxenutbildning. För att kunna fullgöra våra uppdrag måste vi dokumentera uppgifter om dig. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av främst EU:s dataskyddsförordning med kompletterande regler i skollagen (2010:800) samt patientdatalagen (2008:355).

Förvaltningen ansvarar också för modersmålsundervisning, studie- och yrkesvägledning, skolutveckling och det kommunala aktivitetsansvaret (KAA). Inom ramen för detta uppdrag behandlar vi personuppgifter för flera ändamål:

När vi administrerar utbildningar hanterar vi bland annat personuppgifter för att registrera elever på kurser, för att sätta betyg och för att registrera närvaro. Inom utbildningen hanteras även personuppgifter i elevernas arbeten och för att ge elever tillgång till digitala läromedel.

Inom gymnasieskolan och anpassad gymnasieskola är vi skyldiga att erbjuda elevhälsa med medicinska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I detta arbete hanterar vi bland annat uppgifter i elevers skolhälsovårdsjournaler.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen arbetar kontinuerligt med att utveckla verksamheten och för att kunna göra detta på ett effektivt sätt följer använder vi i vissa fall statistiska underlag. För att få fram underlagen kan vissa personuppgifter hanteras för statistiska ändamål. I statistiken presenteras inga uppgifter på individnivå utan vi fokuserar på övergripande mönster och trender, till exempel betygsutveckling på en skola över tid.

Vi behandlar bland annat personuppgifter för att kunna tillhandahålla resekort till våra elever och för att hantera ersättningar för skolplatser mellan kommuner, samt för att betala ut inackorderingstillägg till vissa elever.

Kommunen har en skyldighet att hålla sig informerad om hur ungdomar under 20 år som fullgjort sin skolplikt och inte studerar i gymnasieskolan eller på någon motsvarande utbildning är sysselsatta. Detta för att kunna erbjuda lämpliga åtgärder för att ungdomarna ska hitta en sysselsättning. För att göra detta möjligt för kommunen ett register över de ungdomar som faller under det kommunala aktivitetsansvaret. Detta register hanteras av utbildningsförvaltningen.

När du hör av dig till oss kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hjälpa dig i ditt ärende. Personuppgifterna behandlas för att kunna ge dig ett svar och i de fall det är nödvändigt för att hjälpa dig i ditt ärende. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar. Om du kontaktar oss via Malmö stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter.

På flera av våra skolor förekommer kamerabevakning i syfte att förhindra och utreda brott. På skolorna finns skyltar som upplyser om vilka ytor som är kamerabevakade.

För att säkerställa hög kvalitet och kompetens inom gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är vidareutbildning av personal en viktig del. Genom att erbjuda regelbundna utbildningar och kurser till personalen kan vi säkerställa att de har de nödvändiga kunskaperna och färdigheterna för att utföra sitt arbete på bästa sätt. Utbildning kan också ske genom externa utbildningsaktörer. För att genomföra utbildningarna behöver vi hantera personuppgifter för att kunna registrera deltagare och skicka information om utbildningen, såsom tid och plats, till deltagarna.

Som arbetsgivare har förvaltningen ett ansvar för att hantera exempelvis tillbud, arbetsskador eller kränkande särbehandling. Vid en eventuell anmälan behöver vi behandla personuppgifter för att kunna hantera och utreda händelsen.

Vi behandlar personuppgifter vid ansökan till våra lediga tjänster, så som bland annat namn, kontaktuppgifter, merituppgifter med mera. Personuppgifterna behandlas för att administrera ansökningar och för att tillsätta tjänsten.

Vi behandlar personuppgifter inom förvaltningens interna kommunikation, det kan handla om nyheter på intranätet eller informationsmejl/meddelande riktade till en grupp medarbetare eller chefer. Personuppgifterna behandlas för att kunna informera dig som anställd om förvaltningens arbete, förutsättningar eller nyheter som är viktigt för medarbetare, konsulter eller politiker att känna till. I nyheter lyfter vi ibland fram medarbetare, chefer eller projektledare för att informera om-, inspirera eller introducera något. De registrerade är då särskilt tillfrågade om att delta i det sammanhanget.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga för att vi ska hantera dina personuppgifter.

  • Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
  • Avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Skydda grundläggande intressen: Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
  • Samtycke: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Som huvudregel sker personuppgiftsbehandlingen på förvaltningen främst utifrån grunden rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse.

Mottagare eller kategorier av mottagare

Vi kan komma att dela med oss av uppgifterna till externa mottagare. Det kan till exempel vara myndigheter, företag eller organisationer. Vi för bland annat över personuppgifter till Statistikmyndigheten (SCB), Migrationsverket, Skånes kommuner, Skolverket, Skolinspektionen, Universitets- och högskolerådet, Centrala studiestödsnämnden (CSN), Arbetsförmedlingen och Kommunassurans Försäkring AB. Utöver detta kan vissa personuppgifter även föras över till banker i samband med betalningar, Region Skåne vid praktik inom hälso- och sjukvården eller Skånetrafiken för att hantera resekort.

Externa skolhuvudmän

Personuppgifter om elever kan i vissa fall även delas med externa huvudmän i de fall detta är nödvändigt för att hantera ersättningar för utbildningsplatser.

Personuppgiftsbiträden

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen använder personuppgiftsbiträden i utförandet av sitt uppdrag. Ett personuppgiftsbiträde är en extern verksamhet som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss och enligt våra instruktioner. Vanligtvis är våra personuppgiftsbiträden företag som levererar någon typ av IT-tjänst där vi hanterar personuppgifter, men det kan i vissa fall vara andra typer av verksamheter, exempelvis utbildningsanordnare som vi anlitar för vissa kurser.

Allmänheten

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut till allmänheten i de fall de ingår i allmänna handlingar och inte är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Andra nämnder och förvaltningar inom Malmö stad

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen kan komma att dela vissa uppgifter, till exempel kontaktuppgifter med de andra skolförvaltningarna i Malmö stad.

Övriga

För dig som deltar i en utbildning eller praktikplats kan vi komma att dela med oss av personuppgifter till den som anordnar praktikplatsen eller arbetsgivaren. Det kan exempelvis handla om du har varit närvarande på en utbildning.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

De flesta personuppgifter vi hanterar är personuppgifter som hämtas in i samband med elevens utbildning. Detta kan vara saker som produceras under en kurs eller uppgifter som uppstår i administrationen av skolgången, exempelvis betyg, närvaro eller studieplaner.

Utöver detta får vi även in uppgifter från ansökningarna till våra utbildningar och vi hämtar adressuppgifter från folkbokföringsregistret. Vissa personuppgifter får vi även från elevens tidigare skola, exempelvis skolhälsovårdsjournaler.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas av förvaltningen till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifter som kommer in till förvaltningen blir i regel allmänna handlingar. Myndigheter är enligt arkivlagen också skyldiga att bevara sina allmänna handlingar. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs stöd i lag, förordning eller gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Personuppgifter i allmänna handlingar bevaras eller gallras i enlighet med Malmö stad och förvaltningens arkivredovisning.

Inspelat material från kamerabevakning sparas i 14 dagar.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Enligt dataskyddsförordningen är överföring av personuppgifter utanför EU/EES endast tillåtet under vissa omständigheter. Om vi behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det. Med tredje land menar vi en stat eller territorium som inte ingår i EU eller EES.

Var sparar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter kan sparas digitalt i verksamhetssystem, på papper i en personlig akt eller i en patientjournal.

Vid frågor och klagomål

Om du har fler frågor eller klagomål kan du vända dig direkt till förvaltningen eller till Malmö stads dataskyddsombud.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

E-post: gyvux@malmo.se
Adress: Pilgatan 3, Malmö
Telefonnummer: 040-34 30 34

Malmö stads dataskyddsombud

E-post: dataskyddsombud@malmo.se
Adress: August Palms plats 1, 205 80 Malmö stad

Klagomål kring personuppgiftshantering

Om du har klagomål på hur Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden behandlar dina personuppgifter kan du vända dig till:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
E-post: imy@imy.se
Telefonnummer: 08-657 61 00

Personuppgiftshantering i Malmö stad

Kontaktinformation

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

E-post:
gyvux@malmo.se
Telefon:
040-34 30 34
Telefontider:
Måndag–fredag klockan 08.00–12.00 och 13.00–16.00.
Besöksadress:
Pilgatan 3
Besökstider:
Måndag–fredag klockan 08.00–12.00 och 13.00–16.00.

Sidan senast uppdaterad:

Relaterat

sv