Fakturera Malmö stad

Tänk på att

• alla inköp, oavsett värde ska faktureras med e-faktura
• PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

E-faktura till Malmö stad

Malmö stad tar emot e-fakturor via Peppol-nätverket. Varje förvaltning och bolag/kommunalförbund har ett eget Peppol-ID.

Fakturareferenser och elektroniska adresser Excel, 157.2 kB. (Excel, 157.2 kB)

Om ni ännu inte har möjlighet att skicka e-faktura via Peppol så har vi möjlighet att ta emot Svefaktura, kontakta faktura@malmo.se.

E-faktura via Malmö stads fakturaportal

Om ni inte har möjlighet att skicka e-faktura via ert affärssystem så erbjuder vi en tjänst där ni manuellt kan registrera 100 fakturor om året helt kostnadsfritt via InExchange. Notera att dessa 100 fakturor avser all fakturering via InExchange och inte endast till Malmö stad. Det tar cirka 15 minuter att ansluta sig.

Önskar du en manual för fakturaportalen kontakta faktura@malmo.se.

Detta ska fakturan innehålla

Det finns information som är obligatorisk för dig som leverantör att ange på fakturan.

Information om köparen:

• Faktureringsadress som består av förvaltningskod och förvaltningsnamn, till exempel 177 Funktionsstödsförvaltningen samt postadress Malmö stad, 205 80 Malmö. För Malmö stads olika fakturaadresser se Fakturaadresser och referenser.
• Referens angiven av köparen vid avropstillfälle. För Malmö stads olika referenser se Fakturaadresser och referenser.
• Malmö stads organisationsnummer 212000-1124
• Malmö stads VAT-nummer: SE212000112401

Information om säljaren:

• Organisationsnummer, momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
• Juridiska namn och adress
• Uppgift om godkänd för F-skatt
• Betalningsuppgifter, plus- eller bankgironummer eller kontonummer
• IBAN/BBAN och BIC eller SWIFT för utländska leverantörer

Fakturainformation:

• Faktura- eller OCR-nummer
• Faktura- och förfallodatum
• Ordernummer (för leverantörer som är anslutna till vår e-handel)
• Avtalets referensnummer (Malmö stads diarienummer)
• Totalbelopp exklusive moms, totala momsbeloppet, totalbelopp inklusive moms, momsspecifikation*
• Valuta
• Artikelbenämning (fakturan ska i klartext och entydigt beskriva den tjänst som tillhandahållits eller vara som levererats)
• Artikelnummer eller fritext på radnivå
• Fakturerad kvantitet
• Fakturerat radbelopp exklusive moms
• Leveransdatum med eventuell tidpunkt

*Både belopp exklusive moms samt i förekommande fall inklusive moms ska tydligt framgå av fakturan. Om moms faktureras med olika momssatser ska belopp exklusive moms anges och fördelas per momssats. Vid undantag från momsplikt ska antingen hänvisning till tillämpligt lagrum i Mervärdesskattelagen, tillämplig artikel i Mervärdesskattedirektivet eller annan uppgift om att omsättningen är undantagen anges i fakturan. När köparen är skyldig att redovisa momsen ska ”Omvänd betalningsskyldighet” anges i fakturan.

E-faktura till Malmö stads socialtjänst

Fakturor gällande köp av vård eller boendeplatser till Malmö stads socialtjänst Norr, Söder, Öster, Väster och Innerstaden ska skickas som e-faktura.

Referenser

För fakturor gällande köp av vård eller boendeplatser till Malmö stads socialtjänst gäller nedanstående referenser. Notera att enbart de 4 första tecknen ska anges som referens:

• P100 gäller Socialtjänst Norr
• P200 gäller Socialtjänst Öster
• P300 gäller Socialtjänst Söder
• P400 gäller Socialtjänst Väster
• P500 gäller Socialtjänst Innerstaden
• P600 gäller Bokningscentralen

Det är viktigt att referensen skrivs exakt enligt ovan, PXXX, och anges i rätt fält hos er vid registrering av fakturan för att den ska registreras korrekt hos oss.

PEPPOL-ID: 0088:7381036631172

GLN: 7381036631172

Adress: 176 Arbetsmarknads- och socialförvaltningen, Malmö stad, 205 80 Malmö

Fakturainnehåll

Förutom referenser ska fakturan innehålla information om:

• Kundnummer
• Typ av insats
• Vilken period som fakturan avser
• Kostnad per dygn eller kostnad/timme
• Total kostnad för faktureringsperioden
• Moms

Observera att fakturan inte får innehålla namn eller personnummer på klienten utan endast det kundnummer som uppges vid beställningen.

Vid frågor som rör e-fakturering kontakta faktura@malmo.se.

Vid frågor som rör själva fakturainnehållet eller referenser kontakta budget.asf@malmo.se.

Malmö stads betalningsvillkor

Malmö stad tillämpar betalningsvillkor på 30 dagar efter fakturadatum. Malmö stad accepterar inte fakturerings- och andra administrativa avgifter. Dröjsmålsräntor på försenad betalning som överstiger räntelagens bestämmelser accepteras inte.

Om du behöver skicka betalningspåminnelse

Betalningspåminnelser kan skickas antingen i pappersformat eller elektroniskt till respektive förvaltning, medan inkassokrav ska skickas i pappersformat. Räntefakturor ska skickas som en ny e-faktura. Eftersom varje nämnd inom Malmö stad är ansvarig för sina egna betalningar, accepteras inga samlingsfakturor till staden. Detta innebär att alla fakturor, betalningspåminnelser, inkassokrav samt räntefakturor ska skickas direkt till den berörda förvaltningen.

Glöm inte att ange vilken referens i Malmö stad som påminnelsen ska till samt hänvisning till ursprungsfakturan.

Adress för fakturapåminnelser

XXX Förvaltningsnamn

Malmö stad

205 80 Malmö

Exempel

012 Serviceförvaltningen

Malmö stad

205 80 Malmö