Malmö stads inköpspolicy

Syfte

Denna policy syftar till att visa organisatorisk gränsdragning avseende ansvarsfrågan i olika delar av inköpsverksamheten och att beskriva hur staden ska agera i sin inköpsverksamhet genom tydliga inriktningsmål.

Utöver denna policy finns riktlinjer som innefattar övergripande metodbeskrivningar för hur inköpsverksamheten ska bedrivas. Policy och riktlinjer kompletteras med praktisk vägledning i form av kommunövergripande generella och övergripande instruktioner samt särskilda rutinbeskrivningar och mallar inom respektive förvaltning och bolag.

Målgrupp

Denna policy angår samtliga nämnder samt helägda bolag, i sin helhet. Den inköpsstrategi som ligger till grund för denna policy och som beskrivs i ett antal inriktningsmål angår alla och envar som är en del i den inköpsverksamhet som bedrivs i Malmö stads förvaltningar och helägda bolag.

Omfattning

Denna policy avser samtliga inköp och upphandlingar som sker med Malmö stads medel, oavsett vem som är upphandlande myndighet och oavsett vem som praktiskt hanterar inköpet eller upphandlingen.

Med inköp avses hela flödet vid anskaffning av varor, tjänster och entreprenader från det att ett inköpsbehov uppstår till det att uppföljning av leverans har skett och ersättning för leverans har reglerats. Inköpsflödet benämns i denna policy som "Inköpsprocessen".

Med upphandling avses de administrativa åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller entreprenader genom att kontrakt tilldelas. Upphandling är en del av inköpsprocessen och därmed en av många beståndsdelar i den inköpsverksamhet som sker i Malmö stad.

Kommunstyrelsens ansvar

Kommunstyrelsen har ett särskilt åtagande att hantera övergripande strategiska frågor som rör hela Malmö stads inköpsverksamhet på kommunövergripande nivå, vilket även innefattar ett övergripande samordningsansvar.

Kommunstyrelsen har ett ansvar att bistå hela organisationen med allmän rådgivning, information och utbildning avseende inköpsrelaterade frågor.

Kommunstyrelsens ska inom ramen för sitt övergripande samordningsansvar tillse att kommunövergripande avtal upphandlas och hanteras enligt fastställda riktlinjer och att avtalens innebörd förankras och sprids i organisationen.

Kommunstyrelsen har ett ansvar att, vid ett tydligt preciserat behov, operativt stödja nämnder och bolag i upphandlingsprocesser och enskilda ärenden.

Kommunstyrelsen ska därutöver kontinuerligt se över policy och riktlinjer för inköpsverksamheten i Malmö stad.

Nämndernas ansvar

Ansvaret för inköpsverksamheten i Malmö stad ligger hos varje nämnd och bolag. Nämnder och bolag utgör således egna upphandlande myndigheter.

Ansvaret för att inköp och upphandling sker enligt gällande regelverk och att kommunövergripande avtal nyttjas vilar på respektive nämnd och bolag, med den avgränsning som framgår under Kommunstyrelsens ansvarsområde.

Inköpsstrategi

Malmö stads inköpsstrategi är formulerad i åtta inriktningsmål. Målen utgör en generell vägledning och vision för all inköpsverksamhet, vid alla typer av inköp och i alla upphandlingar.

Holistisk

Inköpsverksamheten ska bedrivas med ett kommunövergripande perspektiv. Koordinering av inköp och upphandlingar ska alltid övervägas där relevanta samordningsvinster kan tas tillvara.

Effektiv

Inköpsverksamheten ska präglas av effektiva flöden i alla led. Det ska finnas tydliga riktlinjer och rutiner inom alla verksamheter hur inköp ska hanteras och hur upphandling ska genomföras. Utgångspunkten ska vara hög avtalstrohet
samt kontinuerlig uppföljning att leveranser sker enligt avtalade villkor.

Rättssäker

Inköpsverksamheten ska säkerställa att EU-direktiv, svensk lag, interna riktlinjer och politiska mål och målområden iakttas.

Innovativ

Inköpsverksamheten ska formas så att det ges utrymme för innovativa inköpslösningar. Behov ska, om möjligt, formuleras utifrån vilken funktion som efterfrågas och vilket mål som ska uppnås.

Hållbar

Samtliga inköp ska ske med ett medvetet ekonomiskt, miljömässigt och socialt ansvarstagande och hänsyn ska tas till samtliga relevanta och rimliga hållbarhetsdimensioner.

Konkurrensfrämjande

Samtliga inköp ska vara konkurrensutsatta på det sätt som gällande regelverk föreskriver. Upphandlingar ska ske så att marknadens mångfald tas tillvara på ett optimalt sätt utifrån aktuella förutsättningar vid varje upphandlingstillfälle.

Professionell

Inköpsverksamheten ska präglas av hög affärsetik. Malmö stad ska agera som en seriös och pålitlig affärspartner. Alla som hanterar inköp i staden ska förvalta sin uppgift så att förtroendet för staden inte rubbas.

Ansvarsfull

Samtliga inköp ska ske med utgångspunkt i verkligt behov och stå i proportion härtill. Samtliga inköp ska ske med måttfullhet och aktsamhet i fokus.