Reglemente för revisorskollegiet

Revisionens roll

§ 1 Roll och uppdrag

Revisorerna och de sakkunniga som dessa anlitar (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs i styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och företag. Revisionen fyller en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Granskningen bidrar till legitimitet och förtroende åt verksamheten, samtidigt som den kan synliggöra och förmedla väsentlig och nödvändig kritik. Granskningen kan också generera bidrag till förbättring och utveckling.

Den övergripande revisionsuppgiften är att granska om verksamheten följer och uppnår fullmäktiges beslut och mål, att detta sker inom givna ekonomiska ramar och andra förutsättningar samt med en tillräcklig styrning och kontroll. Revisorerna har också uppgiften att granska verksamheten i kommunens företag, genom de lekmannarevisorer och revisorer som fullmäktige utser i företagen. Revisorerna ska även fullgöra de uppdrag i övrigt som fullmäktige bestämmer.

Revisorerna granskar och prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.

Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten.

Revisorerna lämnar varje år en revisionsberättelse till fullmäktige. I revisionsberättelsen redogör revisorerna för resultatet av sin granskning och lämnar ett särskilt utlåtande om de tillstyrker att ansvarsfrihet ska beviljas eller nekas. Revisorerna kan också rikta anmärkningar i sin revisionsberättelse. På motsvarande sätt rapporterar lekmannarevisorer i företagen med granskningsrapporter.

Revisionens uppgift

§ 2 Formell reglering

För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunens företag.

Den kommunala revisionen regleras i kommunallagen, främst kapitel 12. Lekmannarevisionen regleras i aktiebolagslagen, kapitel 10. Regler för revision finns också i lagstiftning för andra företagsformer t ex stiftelselagen.

Förbundsordningen i kommunalförbund ger de grundläggande förutsättningarna i det aktuella förbundet.

God revisiossed i kommunal verksamhet är de föredömliga och god principer, förhållningssätt och tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna när kommunal revision utförs. God revisionssed i kommunal verksamhet utgår från den kommunala sektorns förhållanden. Revisionsarbetet i kommunen ska bedrivas med utgångspunkt från den goda sed som senast är uttolkad och uttryckt i skriften ”God revisionssed i kommunal verksamhet” (Sveriges Kommuner och Regioner).

När revisorerna beslutar om sin förvaltning och om jäv gäller i tillämpliga delar också regelverket för beslutsfattande med mera i kommunallagen.

Revisorerna verkar i övrigt under den lagstiftning som gäller i offentlig verksamhet – tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag, förvaltningslag, dataskyddsförordningen, lagen om offentlig upphandling med flera. Revisorerna har också att följa kommunövergripande riktlinjer från fullmäktige.

Revisionen granskar verksamhet som i sin tur är reglerad i speciallagstiftning, som revisorerna behöver vara orienterade om, för insikt om hur dessa styr och påverkar de organ revisorerna granskar.

Revisorerna ska självständigt planera och genomföra revisionen. Revisorerna ska verka för en hetlighet och planmässighet i revisorernas arbete och verka för samordning mellan revisorerna i kommunens verksamheter och företag.

Revisorskollegiet ansvarar för all förvaltning som har samband med revisionsverksamheten inom staden.

Revisorskollegiet ansvarar, genom behovsanalys, beställning och aktivt deltagande i stadens lokalförsörjningsarbete, för att det egna behovet av lokaler är tillgodosett inom nämndens verksamhetsområde, samt för att säkra att dessa lokaler nyttjas resurseffektivt.

§ 3 Tillkommande uppdrag

Revisorskollegiet föreslår, efter upphandling, auktoriserade revisorer till kommunens helägda bolag.

Revisorernas organisation

§ 4 Antal revisorer

Kommunen har 13 revisorer som efter allmänna val utses av fullmäktige för en mandatperiod. Om en revisor avgår eller uppdraget på något sätt upphör under mandatperioden förrättar fullmäktige fyllnadsval så snart som möjligt.

§ 5 Organisation

Varje revisor fullgör sitt uppdrag självständigt. Revisorerna arbetar med hela granskningsuppdraget i en samlad revision.

Revisorerna bildar tillsammans revisorskollegiet.

Malmö Stadsrevision utgörs av de förtroendevalde revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga biträdena på revisionskontoret.

§ 6 Arbetsutskott

Revisorskollegiet får inrätta ett arbetsutskott.

§ 7 Ordförande och vice ordförande

Fullmäktige väljer för den tid som fullmäktige bestämmer en ordförande och en vice ordförande. Uppdraget som ordförande är att leda gemensamma sammankomster och sammanträden.

Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordföranden.

§ 8 Ersättare till ordförande

Om varken ordförande eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser revisorskollegiet en annan revisor att vara ordförande tillfälligt. Den ledamot med längst tjänstgöringstid i revisorskollegiet tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ordförandens har utsetts. Vid lika tjänstgöringstid fullgör den till levnadsålder äldste ledamoten dessa uppgifter.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får revisorskollegiet utse en annan revisor att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

§ 9 Uppdragstid

Fullmäktige väljer revisorerna för en mandatperiod. Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat revisionsberättelsen. Det första året i mandatperioden inleds med dubbla revisorskollegier.

§ 10 Lekmannarevisorer och revisorer i kommunens företag, stiftelser och kommunalförbund

Bland kommunens revisorer utser fullmäktige lekmannarevisorer och suppleanter till kommunens aktiebolag och revisorer med suppleanter i kommunala stiftelser i det antal som fastställs för varje enskilt företag. Det samma gäller också revisorer i vissa kommunalförbund.

Revisorskollegiet ska lämna förslag till lekmannarevisorer i stadens bolag där sådana skall utses.

Fullmäktige väljer revisorerna för en mandatperiod. Uppdraget är slutfört när revisorerna un der det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och av lämnat revisionsberättelsen. Det första året i mandatperioden inleds med dubbla revisorskollegier.

§ 11 Styrgrupper

Revisorerna arbetar i styrgrupper och deras uppgift är att under året följa verksamheten inom berörda nämnder/styrelse. Respektive styrgrupp bevakar och bereder den årliga granskningen samt fördjupade projekt inför behandling i revisorskollegiet.

§ 12 Sakkunniga biträden

Revisorerna och lekmannarevisorerna anlitar själva sakkunniga till sin granskning i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed.

På revisionskontoret finns en revisionsdirektör, anställda sakkunniga biträden och administrativ personal. Revisionsdirektören är chef för revisionskontoret.

Vid upphandling av granskningsinsatser tillämpas kommunens riktlinjer för upphandlingar. Revisorerna och lekmannarevisorerna beslutar själva om upphandling.

§ 13 Sakkunnigas rätt till upplysningar

Bestämmelserna i kommunallagen (aktiebolagslagen och stiftelselagen) om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder revisorerna och lekmannarevisorerna.

§ 14 Anställningsmyndighet

Revisorerna är anställningsmyndighet för de sakkunniga biträden som anställs i kommunen på revisionskontoret. Revisorerna ansvarar för den löpande personalhanteringen inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag för det ansvar och de befogenheter som tilldelats kommunstyrelsen.

§ 15 Personuppgiftsansvar

Revisorerna är personuppgiftsansvariga och utser dataskyddsombud.

§ 16 Revisorernas arkiv

För vården av revisorernas arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen och i av fullmäktige fastställda föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö.

§ 17 Revisorernas förvaltningsbeslut

För att besluta i ärenden om sin förvaltning och om jäv sammanträder revisorerna enligt de regler som gäller för en kommunal nämnd.

Ekonomi

§ 18 Beredning av revisorernas budget

Fullmäktiges presidium upprättar förslag till budget för revisorernas verksamhet. Revisorerna lämnar de upplysningar och material som krävs för detta. Revisorerna gör framställning om budget till presidiet i den ordning som presidiet lägger fast.

§ 19 Lekmannarevisorernas budget

Respektive företag svarar för kostnaderna för lekmannarevisionen samt sakkunniga biträden till dessa i aktiebolagen och revisorerna i stiftelserna.

Revisorernas sammanträden

§ 20 Kallelse till sammankomster och sammanträden

Ordföranden kallar revisorerna till sammankomster och sammanträden. Kallelsen anger tid och plats för mötet och ska skickas elektroniskt senast sex dagar före sammanträdesdagen.

Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammankomst eller sammanträde ska den ledamoten med längst tjänstgöringstid i revisorskollegiet kalla revisorerna. Vid lika tjänstgöringstid ska den till levnadsålder äldsta ledamoten göra detta.

§ 21 Deltagande på distans

Revisorskollegiet får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter/ersättare närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att alla deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ordföranden avgör om deltagande får ske på distans vid det aktuella sammanträdet.

Revisorskollegiet får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i kollegiet/utskott/presidie.

§ 22 Protokoll

De beslut som revisorerna fattar om sin förvaltning och om jäv ska tas upp i protokoll. Ordföranden ansvarar för att protokoll upprättas.

§ 23 Justering

Protokollet justeras av ordföranden och ytterligare en revisor. Revisorerna kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den.

§ 24 Reservation

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra denna skriftigt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

§ 25 Skrivelse från revisorerna

En skrivelse (eller motsvarande) i revisorernas namn i granskningsarbetet fordrar att alla revi- sorer är eniga om innehållet. Skrivelser, avtal och andra handlingar ska undertecknas av den/de som revisorerna utser, i enlighet med den av kollegiet fastställda arbetsordningen.

Revisorerna och fullmäktige

§ 26 Revisorerna och fullmäktiges presidium

Revisorerna och fullmäktiges presidium har regelbundna överläggningar, minst två gånger varje år.

§ 27 Revisorernas initiativrätt och obligatorisk rapportering

Revisorerna kan initiera ärende i fullmäktige med anledning av sin granskning och om sin förvaltning, när de bedömer att så behövs. Fullmäktiges ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling, så snart som möjligt, efter att beredning har skett.

Revisorerna kan initiera ärende i nämnder och styrelser med anledning av sin granskning, när de bedömer att så behövs. Nämndens ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling så snart som möjligt.

Revisorerna rapporterar till ansvarig nämnd om de i sin granskning funnit misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär eller att allmän förvaltningsdomstols avgörande har åsidosatts. Om berörd nämnd inte vidtar tillfredsställande åtgärder med anledning därav rapporterar revisorerna till fullmäktige. Fullmäktiges ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling, så snart som möjligt, efter att beredning har skett.

Revisorernas rapportering till fullmäktige

§ 28 Löpande rapportering i fullmäktige

Revisionens granskningar tillställs fullmäktige löpande under året. Detta uppfyller kravet i kommunallagen att de sakkunnigas rapporter ska fogas till revisionsberättelsen. I revisionsberättelsen förtecknas de rapporter som förmedlats till fullmäktige och som formellt hör till revisionsberättelsen.

§ 29 Uttalande om delårsrapport

Revisorernas utlåtande om måluppfyllelse i samband med delårsrapport lämnas varje år till fullmäktige inför deras behandling av delårsrapporten. Utlåtandet ska lämnas enligt den tidplan som fullmäktige bestämmer.

§ 30 Revisionsberättelse

Revisionsberättelsen lämnas till fullmäktige vid den tidpunkt som fullmäktige bestämmer. Till revisionsberättelsen fogas en sammanfattande årsredogörelse för resultatet av revisorernas granskning.

§ 31 Granskningsrapporter

Lekmannarevisorernas granskningsrapporter ska lämnas till fullmäktige vid den tidpunkt som fullmäktige bestämmer.