Extern kommunikation
Den externa kommunikationen är vårt hjälpmedel att sprida
kunskap om Malmö och Malmö stad. Anställda och förtroendevalda inom Malmö stad har som en viktig uppgift att besvara frågor och informera för att skapa en allsidig och korrekt bild av verksamheten och vår stad.
Viktiga målgrupper för den externa kommunikationen är:
- medborgarna
- näringsliv
- myndigheter
- föreningar och övriga organisationer
- massmedia.
Den externa kommunikationen riktas främst till medborgare och brukare. För att den ska fungera måste vi vara lyhörda för Malmöbornas synpunkter och idéer. Här är dialogen viktig. En öppen dialog med medborgarna skapar engagemang och stimulerar till aktivitet och medinflytande.
Mål med den externa kommunikationen
Skapa nytta och nå bättre resultat
En effektiv extern kommunikation ska sprida fakta, påverka attityder och beteenden samt öka förtroendet för Malmö stad. Extern kommunikation är ett av flera styrmedel för att nå våra mål och skapar möjligheter till dialog både med direkta målgrupper och med en bredare omvärld.
Bilden av Malmö
Den externa kommunikationen är vårt verktyg för att skapa en positiv bild av både Malmö stad och Malmö och på så vis stödja och stärka ”varumärket Malmö”. De kunskaper och värderingar våra mottagare har om oss och vår stad har lika stor betydelse vid deras val som de kunskaper och värderingar som finns om de tjänster vi producerar.
Prioritera massmedia
Massmedierna har en särställning som målgrupp. Förutom att vara förmedlare av information och opinionsbildare, har de även en grundlagsstadgad uppgift att bevaka och granska offentliga myndigheters verksamhet på allmänhetens vägnar.
Öka medborgarnas engagemang
Att bygga en önskvärd bild av Malmö stad och Malmö genom ökade kunskaper tar tid och kräver målmedvetet arbete. Genom en trovärdig dialog med medborgarna ökar vi möjligheten för engagemang.
Underlätta rekrytering
Att skapa en rättvisande bild av kommunen gör det lättare att rekrytera arbetskraft. Här spelar den externa kommunikationen en viktig roll. Att utforma dialogen med morgondagens medarbetare kräver ett målinriktat arbete och löpande kommunikation med skolor, högskolor, universitet och
näringsliv.
Strategier
- Det ska vara enkelt att få information om Malmö stads verksamhet och om Malmö.
- Vi som arbetar i Malmö stad ska vara lättillgängliga, oavsett om kontakten sker öga mot öga, per telefon, per brev, på webben, eller genom andra kanaler. De som kontaktar Malmö stad ska uppleva att de snabbt får kontakt med rätt instans och korrekta svar på sina frågor. En återkoppling bör ske inom 24 timmar.
- I så stor utsträckning som möjligt ska var och en kunna nås via ett direktnummer.
- E-post ska besvaras snabbt. Om en förfrågan inte kan besvaras inom 24 timmar ska vi ge besked om vem som behandlar ärendet och när avsändaren kan förväntas få ett svar.
- Malmö stads hemsida malmo.se är öppen för alla, dygnet runt. Det är därför mycket viktigt att sidorna löpande uppdateras och förbättras.
- Kommunikationen ska vara lätt att läsa och förstå. Budskapet ska vara klart och tydligt och framfört i en vänlig ton. Fackspråk ska vi bara använda när vi kommunicerar med fackfolk.
- Kommunikationen ska främja dialog. Debatt och dialog skapar engagemang och ger Malmöborna möjlighet till inflytande på de politiska processerna och besluten. Delaktighet är en förutsättning för en positiv utveckling av vår verksamhet.
- Bilden av Malmö stad ska vara entydig och tydlig. Det är allas ansvar att den blir det.
- All kommunikation ska utgå från användarens behov. Därför är det viktigt att veta vem man kommunicerar med. Språk och innehåll ska ta hänsyn till bland annat ålder, social bakgrund, handikapp och etnisk tillhörighet. Grundprincipen är att all information ska presenteras på svenska. Engelska är första språk att komplettera med. Översättningar till eller presentationer på andra språk övervägs i varje enskilt fall, med hänsyn till målgruppen.
- Vårt val av media ska anpassas efter hur vi på bästa sätt ska nå den aktuella målgruppen.
Sidan senast uppdaterad: