Massmedierelationer

Malmö stad bevakas noga av massmedierna. Den bild som tidningar, radio och TV ger av vår verksamhet har en avgörande betydelse för hur Malmö stad och Malmö uppfattas, både av allmänheten och av oss själva. Därför är det viktigt att vi bygger upp en god, långsiktig och professionell relation till massmedierna, och att mediefrågor får en hög prioritet i det dagliga arbetet.

Ytterst syftar massmedierelationerna till att den bild medierna, tidningar, radio och TV förmedlar av Malmö stad ska vara så korrekt och nyanserad som möjligt. Det ligger i vårt intresse att förse massmedia med så korrekt och fullständigt underlag som möjligt och aktivt medverka till att informationen sprids. Dessutom ska vi visa ömsesidig respekt för varandras yrkesroller.

Kommunikation med massmedia

En öppen och aktiv kontakt med massmedia förutsätter att alla vet vad de ska göra om de blir kontaktade av massmedia. Anställda i Malmö stad har rätt att uttala sig såväl som privatpersoner som i sin yrkesroll. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot massmedier. Ingen är dock skyldig att yttra sig offentligt. Den som inte är insatt i ett ämne måste inte uttala sig utan kan istället hänvisa till någon som känner till det aktuella området bättre. Vi bör alltid informera närmaste chef och förvaltningens pressansvarige när vi har eller har haft kontakt med massmedia. Medarbetare, kollegor och samarbetspartners informeras när mediakontakten kan ha betydelse för dem eller deras arbete.

Yttrandefriheten ger alla rätt att i tal, skrift, bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt att uttrycka tankar, åsikter och känslor. Undantaget är sekretessbelagda uppgifter.

Meddelarfriheten innebär att alla anställda i offentlig verksamhet har en lagstadgad rätt att ta kontakt med massmedia. Ingen får forska efter vem som lämnat informationen.

Medias tre roller

För Malmö stad har media tre roller:

• De är en kanal vi använder för exempelvis annonser och pressmeddelanden.
• De är en målgrupp som vi regelbundet ska förse med korrekt information.
• De är granskare av vårt arbete.

Vi ska alltid vara öppna och professionella gentemot media, oavsett vilken roll de har. Här följer en kort beskrivning av hur vi ska förhålla oss.

Strategier

Hög tillgänglighet

Vi ska vara enkelt tillgängliga för journalister och villiga att svara på deras frågor. Den som inte själv kan svara ska hänvisa till den i verksamheten som är ansvarig för den aktuella frågan, eller be att få återkomma med korrekta uppgifter. Kan vi inte nå denna eller ta fram en uppgift så snabbt som en journalist önskar är det viktigt att förklara orsakerna till det och försöka skapa en förståelse för våra arbetsvillkor.

Insyn och öppenhet

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt till insyn i Malmö stads verksamhet. Vi ser till så att journalister möts med största möjliga öppenhet och får full insyn i våra olika verksamheter, med undantag för de delar som är sekretessbelagda.

Eget initiativ

Vi ska vara offensiva och aktiva i planeringen av vår information till massmedia istället för att vänta på att medierna tar initiativet. Detta gäller alla frågor, oavsett om de kan orsaka positiv eller negativ publicitet. Genom att själva ”gå ut” med missförhållanden och problem ökar vi vår trovärdighet, samtidigt som vi minskar risken för att eventuella rykten och spekulationer kan leda till missvisande publicitet.

Internt före externt

De budskap vi går ut med i planerade massmediekontakter ska vara kända och förankrade internt innan de delges massmedia. Om en fråga uppmärksammas i massmedia innan den har kommunicerats internt, bör den ansvariga chefen så fort som möjligt kommentera och förklara händelsen för de berörda medarbetarna.

Visa förtroende och respekt

Relationerna med massmedierna ska präglas av förtroende och ömsesidig respekt. Vi ska ha kunskap om massmediernas roll och arbetssätt och ta hänsyn till och respektera de pressetiska reglerna. Vi undviker att kommunicera budskap som kan uppfattas som textreklam, eller handla på sätt som kan uppfattas som försök att köpa massmediernas välvilja. Vi påpekar alltid felaktigheter till medierna för att förbättra dialogen.

Tydlig avsändare

I våra kontakter med massmedia ska vi vara noga med att tala om att vi representerar Malmö stad och samtidigt berätta om vår roll och plats i organisationen.