Principer för god kommunikation i Malmö stad

Kommunikation är inget självändamål, men rätt använd är den ett effektivt styrmedel som hjälper till att driva verksamheter mot sina uppsatta mål. Därför ska kommunikation ses som en naturlig del i planer och beslut som rör vår verksamhet. Ett mål eller ett beslut som inte kommuniceras är nästan omöjligt att nå.

För att få en uppfattning om vad vi uppnår med vårt kommunikationsarbete ska alla aktiviteter kontinuerligt utvärderas mot
uppställda kommunikationsmål, som i sin tur bygger på verksamhetsmål.

Medborgarna har en självklar rätt att få information och vägledning om Malmö stads planer och beslut, och hur de själva kan påverka och kan komma att påverkas av dessa. Alla anställda i Malmö stad har en viktig uppgift i att besvara deras frågor och ge en allsidig information om vår verksamhet.

Lika viktigt är det att vi låter medborgarna vara delaktiga i Malmö stads utveckling. Det innebär att vi är öppna för deras idéer, kritik och frågor, samt använder synpunkterna på ett konstruktivt sätt. En öppen dialog med Malmöborna är en förutsättning för att vi och stadens politiker ska kunna fatta väl underbyggda och förankrade beslut.

Det ska alltid klart framgå att det är Malmö stad som är avsändare i kommunikationen och vart medborgarna kan vända sig för att få veta mer, diskutera eller klaga på något.

För att Malmö stad ska uppfattas som en god serviceorganisation måste vi ge en på alla sätt trovärdig information om Malmö stads verksamheter. Då är det nödvändigt att alla medarbetare känner till och står bakom Malmö stads mål, planer och beslut. Medarbetarna i Malmö stad ska så långt det är möjligt få information innan den når medborgare, massmedia och andra.

Förvaltningschefer och verkställande direktörer har det yttersta ansvaret för att informationen och kommunikationen fungerar. Varje ledare har ett ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå. Det innebär en bra dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter. Alla medarbetare är också skyldiga att själva söka den information kommunikationspolicy och kunskap som behövs för att kunna utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt.

Informatörer på alla nivåer i organisationen har ett ansvar att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom att initiera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen.

Malmö stads informationsansvar styrs ytterst av offentlighetsprincipen i grundlagen och kommunallagen.

Alla är inte berörda av all information och i dagens informationsöverflöd är det extra viktigt att inte överbelasta omgivningen med onödig information. Malmö stads information och kommunikation ska därför anpassas till olika målgruppers behov, kunskaper och förutsättningar såväl internt som externt. Innehållet ska vara relevant och kommunikationen ska ske på ett sätt och i en form som mottagaren kan förstå och handla utifrån. Det innebär att vi alltid ska ta hänsyn till människors olika situationer och behov när vi väljer att kommunicera med dem.

Om vi ska skapa förståelse, acceptans och motivation, eller göra människor delaktiga i ett beslut, är dialogen nödvändig. Den som enbart får information kan alltid reagera med ”det här förstår jag inte” eller ”hur berör detta mig?”.

Vid vissa tillfällen finns inte tid till dialog och allt behöver heller inte diskuteras. Därför ska vi spara dialoger och möten till sådant som är komplicerat eller kontroversiellt, och till tillfällen då vi behöver skapa engagemang eller samsyn mellan människor. När det som ska kommuniceras är enkelt, entydigt och inte ger utrymme för olika tolkningsmöjligheter är envägskommunikation ett både snabbare och effektivare alternativ.