Intern kommunikation
En väl fungerande intern information och kommunikation ger oss som medarbetare i Malmö stad förutsättningar för att kunna utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. Intern kommunikation är till för att stödja våra verksamheters mål och visioner. Samtidigt är intern kommunikation grunden för ett hälsosamt och öppet arbetsklimat i vilket vi ska kunna ta del av varandras kunskaper och åsikter.
Mål med den interna kommunikationen
En effektiv organisation
Alla medarbetare ska ha den information som var och en behöver för att utföra sina arbeten på ett effektivt sätt. Medarbetare i Malmö stad ska förstå sin egen och den egna verksamhetens roll i arbetet med att nå Malmö stads mål och visioner. Den interna kommunikationen ska tillgodos medarbetarnas behov av både helhet och detalj. Delaktighet och mening uppstår när medarbetarna dels förstår Malmö stads roll, mål och visioner, dels förstår den egna arbetsinsatsens roll i denna helhet. Därför måste centrala budskap brytas ner och anpassas till respektive verksamhet.
Skapa enighet om mål
Genom en ständigt levande dialog om vart Malmö stad och Malmö är på väg och varför just dit, blir det enklare att enas om färdväg och metoder. Vi blir effektivare om vi trots våra olika verksamheter kan dra åt samma håll.
Ge bättre beslutsunderlag
Om vi som medarbetare har tillgång till rätt information får vi ökade kunskaper och därmed större kompetens att ta bättre beslut. Det är viktigt inte minst på grund av att det vi säger externt först måste förstås av oss internt. Om inte den interna kommunikationen är tydlig i alla led, finns risk för att budskapen utåt uppfattas som luddiga och svårbegripliga.
Ett gott arbetsklimat
Genom en aktiv och öppen dialog skapar vi förutsättningar för delaktighet och engagemang. Vi skapar samtidigt också en bra bas för såväl personlig utveckling som för effektivisering och utveckling av organisationen.
Hög kvalitet på den externa kommunikationen
God intern kommunikation är viktig för att säkra kvaliteten på kontakten med medborgare, brukare och andra intressenter. Oavsett vem man kommer i kontakt med i Malmö stad ska det gå att få information. Detta bygger på att vi har en fungerande struktur på vår kommunikation och en vilja hos var och en av oss att både vilja ha och dela med sig av information.
Strategier
- Den interna informationen är tillgänglig. Det ska finnas interna informationskanaler som når alla anställda i Malmö stad.
- Det ska vara högt i tak. Vi ska vara öppna för varandras synpunkter och initiativ och vara villiga att dela med oss av våra erfarenheter och vår kunskap. Det ska finnas utrymme för både positiv och negativ kritik.
- Vi ska ge en bra introduktion till nyanställda så att de snabbt ska få inblick i Malmö stads verksamhet, hur vi är organiserade och vilka mål vi har.
- Den interna kommunikationen ska vara begriplig. Därför ska innehåll och form anpassas till olika medarbetares behov och förutsättningar.
- Den interna informationen ska vara hanterbar. Vid varje informationsbeslut ska frågan ställas vilka som omedelbart behöver informationen och för vilka den kan göras tillgänglig genom sökning.
- Den interna kommunikationen ska planeras och samordnas med den externa kommunikationen. Så långt som möjligt ska kommunikationen planeras så att vi som arbetar i Malmö stad får information innan den når vår omvärld.
- Vi ska inte bara förklara en händelse, ett beslut eller en företeelse utan ockå. bakgrunden. På så vis står våra medarbetare bättre rustade i den externa kommunikationen.
- Vi informerar när information finns att ge. När det inte finns information att ge ska det klart framgå varför och när information beräknas komma. Detta är särkilt viktigt i samband med strategiska beslut som påverkar många medarbetare i organisationen.