Processerna för bidrag till organisationer

Det finns riktlinjer och regler som är beslutade av kommunfullmäktige och som gäller för alla bidragsprocesser i Malmö stad. I dessa ställs bland annat krav på att organisationer ska lämna in stadgar och årshandlingar samt vara demokratiskt uppbyggda.

Utöver de stadsövergripande riktlinjerna har varje förvaltning i Malmö stad en egen nämnd och egna riktlinjer. Eftersom stadens verksamheter ser olika ut och har olika behov kan beslut och processer kring samverkan med föreningar och organisationer därför skilja sig åt mellan förvaltningarna.

Så arbetar vi i våra processer

Det pågår ett kontinuerligt arbete med att stärka bidragsprocesserna i Malmö stad. Flera förvaltningar arbetar till exempel med att ta fram ännu tydligare processer, rutiner och mallar. En samverkan och erfarenhetsutbyte sker mellan förvaltningarna. Syftet är att kunna planera bättre, öka kvalitén och säkerställa att prövningar blir mer likvärdiga.

Exempel på förbättringar som rör stadskontorets process

Under 2025 och 2026 genomför stadskontoret flera förändringar i sina bidragsprocesser:

• fasta ansökningsperioder införs
• återrapportering krävs innan nya bidrag kan godkännas
• ansökningar och återrapporteringar gällande bidrag inom hållbarhetsområdet samlas i stadens gemensamma plattform
  
• ett arbete med att implementera obligatoriska mallar pågår, till exempel för budget och ekonomisk redovisning
• kriterier och bedömningsgrunder för bidrag har förtydligats
• en bidragssamordnare har tillsatts för att granska formalia och grundkrav

Granskning av stöd till idéburen sektor

I början av 2026 publicerade Malmö stad en egen granskning av stödet till den idéburna sektorn. Stadsrevisionens granskning är en del av stadens arbete med att följa upp och utveckla verksamheterna.

Granskningen visar att mycket finns på plats, bland annat riktlinjer och rutiner för handläggning, kravställning och uppföljning. Samtidigt pekar rapporten på ett antal förbättringsområden.

Det handlar bland annat om samordning och informationsdelning i staden, behov av att säkerställa stöd för handläggare samt tydliga rutiner som efterlevs, särskilt vid olika typer av risker i bidragsprocessen. Dessa rekommendationer arbetar Malmö stad vidare med.

Samarbete mellan förvaltningar

För att stärka samsyn och erfarenhetsutbyte finns ett stadsövergripande bidragsnätverk. I nätverket ingår representanter från samtliga förvaltningar som arbetar med bidrag i Malmö stad.

Nätverket bidrar till ökad samordning, gemensam kunskap och mer enhetliga arbetssätt.

Rättvisa och sakliga beslut

Malmö stad arbetar för att säkerställa att rutiner och lagar om mutor, jäv och korruption följs i stadens alla processer. Eftersom risker kan se olika ut finns det inte en enskild riktlinje som omfattar alla situationer.

I stället finns flera rutiner, styr- och stöddokument som tillsammans syftar till att skapa en sund kultur och säkerställa efterlevnad av både lagstiftning och interna regler. Arbetet omfattar bland annat

• riskanalys
• interna regler
• kommunikation och utbildning
• rapporteringssystem
• kontroll och uppföljning.

Rapportering av misstänkta avvikelser

Malmö stad har en visselblåsarfunktion där medarbetare anonymt kan rapportera misstänkta avvikelser eller brott i arbetsrelaterade sammanhang.

Funktionen är även tillgänglig för arbetssökande, praktikanter samt anställda hos leverantörer och underleverantörer.