Från och med den 1 januari varje år i brevlådan utanför överförmyndarens ingång på Storgatan 15.

Enligt lag ska årsräkningen vara lämnad till överförmyndarnämnden senast sista februari varje år.

Vi ska då ta saken vidare till överförmyndarnämnden - och domstolen om det skulle gå så långt. Det kan sluta med att du måste betala vite (det vill säga böter) för att du inte skickat in en årsräkning i tid.

Alla typer av inkomster som en huvudman har, till exempel lön, pension, sjukersättning, olika typer av bidrag, med mera. Det kan också handla om gåvor och återbetalning från försäkringsbolag. En tumregel är att du ska redovisa alla former av inkomster som går in på de bankkonton som du redovisar.

Huvudmannens inkomster redovisas brutto på inkomstsidan (det vill säga inkomster före skatt) och med skatt på utgiftssidan.

Om du har köpt en fond så är det en kostnad som ska redovisas som en utgift i årsräkningen. Avkastningen redovisas som en inkomst.

Den summa som ska redovisas i årsräkningen är den summa som betalats in på huvudmannens konto efter försäljningen. Skatten redovisas det år som den betalas in till Skatteverket (sker ofta året efter att försäljningen har genomförts).

Överföringar mellan huvudmannens transaktionskonto och sparkonto ska inte bokföras eftersom de ingår i huvudmannens tillgångar under D. Överföringar till och från huvudmannens egna konto för privata medel eller boendets konto för huvudmannen ska dock tas upp som en utgift eller inkomst (oftast utgift som anges under redovisningsposten "privata medel").

Skulder ska redovisas, ingående skulder vid periodens början och utgående skulder vid periodens slut. Skillnad i skulder ska även räknas ut (+/-). Även om huvudmannen inte har några skulder ska denna sidan i mallen bifogas – så att vi har denna informationen i akten.

Aktier och fonder redovisas som övriga tillgångar i årsräkningen. Värde och andelar anges i redovisningen. Om försäljning eller köp av värdepapper har skett under perioden så ska underlag för detta skickas in tillsammans med årsräkningen.

Vi vill ha alla fakturor och underlag för samtliga köp betalda från huvudmannens transaktionskonto.

Kvitton ska vara uppsatta på A4-papper i kronologisk ordning med summering på varje sida.

Det räcker att du lämnar in verifikat som styrker avtalsförhållandet mellan huvudmannen och betalningsmottagaren. Överförmyndaren måste kunna säkerställa att det är just huvudmannens räkning som dras via autogirot. Du kan exempelvis bifoga en faktura ställd i huvudmannens namn där autogirot framgår, alternativt avtalet för autogiro.

Alla betalningar som görs måste redovisas. Annars kan vi inte kontrollera att det är en betalning som har gjorts för huvudmannens räkning. Kontakta det företag som tar emot betalningarna och be en sammanställning av de betalningar som gjorts under året.

Alla överföringar som görs till huvudmannens eget konto för privata medel ska redovisas under utgiftsposten "privata medel". Skicka med kontoutdrag från huvudmannens eget konto så att vi kan se att pengarna har kommit in där.

Vi begär in kvittens på att du lämnat över kontanter till huvudmannen. Om huvudmannen förstår vad saken gäller ska hen skriva under kvittensen. Om huvudmannen inte förstår vad saken gäller, behöver boendepersonal eller huvudmannens anhöriga skriva under kvittensen. Det är så vi kan kontrollera att huvudmannen har fått sina pengar. Kontanterna du lämnar över till huvudmannen redovisas under "privata medel".

Du behöver skicka in kvittenser med boende- eller vårdpersonalens underskrift utvisande att du lämnat över kontanter till dem. Du behöver också skicka in en kopia på kassaboken som boendet för.

Exempel på sammanblandning är när du som ställföreträdare har betalat huvudmannens utgift från ditt eget privata konto eller om du lånar ut dina egna pengar till huvudmannen. Enligt lag är alla former av sammanblandning av huvudmannens och dina egna privata medel förbjudet.

Ja, du kan få extra arvode för detta. Redovisa antalet timmar du lagt ner och arbetat med flytten – timersättning kan utgå (OBS! du ska bara administrera flytten, inte vara flytthjälp).

Det redovisas som en utgift i årsräkningen.

Ja, vi behöver veta vad som har gjorts inom ramen för uppdraget. Vi kan inte fatta beslut om ett skäligt arvode utan en redogörelse eftersom arvodesnivåerna är uträknade på de insatser som uppdraget har krävt under perioden.

I redogörelseblanketten redovisar du bland annat vad som hänt i ärendet under året. Framför allt hur situationen för huvudmannen har varit men också vilka insatser som har krävts för att möta huvudmannens behov.