Begära ut en handling

Information som finns hos en offentlig verksamhet, till exempel hos oss på förskoleförvaltningen, kallas handlingar. En handling kan exempelvis vara uppgifter i en databas eller information på ett papper.  När handlingarna är allmänna har vem som helst rätt att ta del av dem och vi ska så snart som möjligt lämna ut dem. Vi börjar arbetet, eller den så kallade handläggningen, samma dag som en begäran om att få ta del av en handling kommer in.

Hit vänder du dig

Om du vill begära ut en handling kan du skicka ett e-postmeddelande till forskola@malmo.se.

Beskriv så noga som möjligt vad det är för handling du vill ta del av. I samband med din förfrågan har du rätt att vara anonym. Vi får aldrig fråga vem du är eller vad handlingen ska användas till. Undantaget är om vi behöver dessa uppgifter för att göra en sekretessprövning.

Sekretessprövning

Innan en allmän handling lämnas ut gör vi alltid en sekretessprövning. Står det klart att det inte finns några uppgifter i handlingen som är sekretessbelagda (hemliga) ska den lämnas ut omgående.

Ibland finns det information i en handling som enligt offentlighet- och sekretesslagen, OSL, ska sekretesskyddas. Oftast är det för att skydda den eller de som det står om i handlingarna. Om uppgifter i en handling är sekretessbelagda får de inte lämnas ut. Det är därför möjligt att du får ut en handling där delar av innehållet är överstruket. Om delar av innehållet är överstruket ska det alltid stå en lagparagraf, datum och signatur på handlingen, så du vet vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som ger stöd för vår bedömning.

Olika sekretess i kommunala och fristående förskolor

Det är olika bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen som gäller för kommunala förskolor och fristående förskolor.

Kommunala förskolor

Inom den kommunala förskolan gäller så kallad stark sekretess. Detta motsvarar den typ av sekretess som finns inom sjukvården eller hos socialtjänsten och är mer omfattande än den sekretess som finns i förskoleklass eller grundskola. Ändå får man oftast ta del av uppgifter om förskolan.

Den starka sekretessen innebär däremot att uppgifter om enskilds personliga förhållanden (till exempel vårdnadshavare eller barn) inte får avslöjas om det inte står klart att uppgiften kan lämnas ut utan att den enskilde eller någon närstående lider men. Det kan vara svårt att säkerställa, så därför är de flesta uppgifterna om någon enskild person inom kommunal förskoleverksamhet sekretessbelagda.

Fristående förskolor

De fristående förskolorna omfattas inte av offentlighetsprincipen alls eftersom de inte är del av kommunens verksamhet. Däremot har förskoleförvaltningen som uppgift att utöva tillsyn/kontrollera de fristående förskolorna och det finns därför många uppgifter om de fristående förskolorna hos oss som man kan begära ut. Men när det gäller uppgifter om barns, vårdnadshavares och anställdas personliga eller ekonomiska förhållanden i de fristående förskolorna råder absolut sekretess.

Absolut sekretess innebär att inga uppgifter får lämnas ut, inte ens om man kan konstatera att ingen lider men av att uppgifterna blir offentliga. Detta gäller eftersom barn, vårdnadshavare och anställda anses ha trätt i affärsförbindelse med den fristående förskolan. Vissa uppgifter om själva förskolan kan också vara sekretessbelagda, till exempel uppgifter om förskolans affärsförhållanden.

Offentlighetsprincipen borde gälla alla förskolor

Socialdepartementet har utrett möjligheten att införa offentlighetsprincipen även när det gäller privat verksamhet som är offentligt finansierad, till exempel fristående förskolor. Det skulle i så fall innebära att handlingar ska kunna begäras ut direkt från den fristående förskolan.

Förskolenämnden anser att det är bra om offentlighetsprincipen gäller även för fristående förskolor. Det skulle innebära att insynen i olika verksamheter som finansieras av offentliga medel, som både kommunala och fristående förskolor gör, inte längre skulle skilja sig åt.

Varför dröjer det ibland?

Hanteringen av en begäran om utlämning av en allmän handling ska ske skyndsamt och påbörjas alltid samma dag som begäran kommer in. Ibland kan det däremot ta längre tid än så att få besked. Det kan handla om att det är många handlingar som begärts ut eller att innehållet i handlingarna innebär en svår sekretessprövning som tar tid. Vi arbetar alltid så fort vi kan och ger besked om utlämningen dröjer.

Om du inte är nöjd med beslutet

Om du har fått ut en handling där vissa uppgifter har sekretessmarkerats, eller om du inte får ut en handling alls, kan du begära att få ett överklagbart beslut. Då skickar vi ett skriftligt beslut till dig, som du sedan kan överklaga till Kammarrätten i Göteborg. Det står längst bak i beslutet hur du överklagar till kammarrätten.

Du har tre veckor på dig att överklaga från att du fått ta del av beslutet. I överklagandet ska det stå vilket beslut du överklagar, varför du tycker att beslutet ska ändras och hur du vill att det ska ändras. Ditt överklagande ska skickas till förskolenämnden, så skickar vi det vidare till kammarrätten.